Postępowanie: KSr-IX.271.73.2024 Realizacja badań termowizyjnych w ramach XVI edycji akcji "Trzymaj ciepło"

 Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

„Trzymaj ciepło” to wieloletni program skierowany do mieszkańców Poznania, polegający na wykonaniu bezpłatnych badań termowizyjnych budynków jednorodzinnych i kamienic. Dzięki akcji wskazane zostaną w budynkach mostki cieplne, którymi ciepło ucieka z domów/mieszkań, wpływając na temperaturę wewnątrz budynków oraz obciążając niepotrzebnie środowisko i portfele mieszkańców. Wymierny efekt właściwej promocji przedsięwzięcia przejawi się wzrostem zachowań proekologicznych wśród mieszkańców Poznania, dzięki udziałowi w akcji oraz podjęciu działań energooszczędnych takich jak przeprowadzanie inwestycji termomodernizacyjnych budynków czy wymiany stolarki drzwiowej/okiennej. W 2023 roku Urząd Miasta Poznania rozpoczął udzielanie dotacji celowej na zadania służące poprawie efektywności energetycznej polegającej na wymianie okien zewnętrznych lub drzwi zewnętrznych. Aby ubiegać się o dotację należy posiadać raport z badań termowizyjnych przeprowadzonych w ramach akcji „Trzymaj ciepło”.

Szczegółowy zakres usługi:

1) Udostępnienie dwóch ekip z dwiema profesjonalnymi kamerami termowizyjnymi niezbędnych do przeprowadzenia XVI edycji akcji bezpłatnych badań kamerą termowizyjną „Trzymaj ciepło”.

a)   Kamera musi umożliwić wykonanie badania w podczerwieni.

b)  Z uwagi na specyfikację badań, kamera powinna umożliwiać przeprowadzenie dokładnych odczytów w niskich temperaturach (dolna granica zakresu temperatur kamery powinna wynosić min. -20 stopni Celsjusza).

c)   Kamera powinna posiadać wysoką czułość termiczną (<50mK).

2) Przeprowadzenie badań kamerą termowizyjną:

a)  Przebadanie 265 budynków mieszkalnych jednorodzinnych oraz 40 budynków mieszkalnych wielorodzinnych wybudowanych przed 2000 rokiem, na terenie m. Poznania; istnieje możliwość zwiększenia puli budynków przeznaczonych do badania.

b)  Przeprowadzanie badań w dni robocze, w godzinach 17-21; w szczególnych okolicznościach badania mogą być przeprowadzane także w soboty w godzinach 17-20.

c)   W trakcie badania temperatura powietrza na zewnątrz budynku nie może być wyższa niż +3/4 stopnie Celsjusza; w trakcie badania nie może padać deszcz lub śnieg.

d) Zdjęcia termowizyjne budynków robione są z zewnątrz, z każdej dostępnej strony budynku; ekipy nie wchodzą do budynku; nie wykonują zdjęć dachów budynków.

e)  Zdjęcia budynków mieszkalnych wielorodzinnych robione są zewnątrz od strony ulicy oraz od strony podwórka i oficyny; nie wykonuje się zdjęć dachów budynków; przy wykonywaniu zdjęć ekipy nie korzystają z żadnych urządzeń dodatkowych typu drabiny, podnośniki i wyciągi.

f)  W przypadku zdarzeń losowych np.: awaria kamery lub nagła zmiana warunków atmosferycznych badania są odwoływane; o odwołaniu badań mieszkańcy są informowani telefonicznie; powtórne badanie zostają przeprowadzone w pierwszym, dogodnym dla mieszkańca terminie.

3)  W przypadku, gdy w czasie trwania akcji zostanie wprowadzony stan epidemii oraz związane z nim obostrzenia, regulamin akcji zostanie uzupełniony o dodatkowe zapisy. W przypadku niezastosowania się przez mieszkańców do zapisów niniejszego regulaminu ekipa techników ma prawo przerwać badanie lub odstąpić od jego przeprowadzenia.

4) Pracownicy ekip technicznych wchodzą do badanych budynków wyłącznie w przypadku, gdy jest to konieczne do przeprowadzenia badania,

5)  Opracowanie raportów z przeprowadzonych badań termowizyjnych (format PDF) i przesłanie ich drogą elektroniczną Zamawiającemu (ksr@um.poznan.pl) w terminie maksymalnie 30 dni od daty badania budynku.

6)  W przypadku pytań mieszkańców związanych z raportem - umożliwienie kontaktu z technikiem.

7)  W przypadku braku wykonania planowanej liczby badań termowizyjnych z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zapłaty tylko za faktycznie przeprowadzoną liczbę badań.

    2. Termin wykonania zamówienia:

4 miesiące od dnia zawarcia umowy

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Jednym kryterium najkorzystniejszej oferty jest cena, która musi uwzględniać wszystkie koszty realizacji przyszłej umowy, narzuty, zysk oraz podatki (zł).

    4. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

    5. Zasady płatności:

Zamawiający zobowiązuje się w terminie do 21 dni od otrzymania faktury VAT zapłacić Wykonawcy przelewem należną kwotę na wskazany rachunek, Wykonawca oświadcza, że numer rachunku bankowego, na który mają być zapłacone należności umowne jest rachunkiem firmowym i wymienionym w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ustawy o VAT,  tzw. biała lista.

    6. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę, lub wezwać do uzupełnienia oferty w wyznaczonym terminie.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    7. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie

na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    8. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    9. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

10. Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych, gdy Wykonawca w związku z realizacją zamówienia będzie przetwarzał dane osobowe Zamawiającego na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że Wykonawca:

 1)   spełnienia wymagań określonych w RODO, a w szczególności wskazanych w art. 28, 29, 30, 32, 33;

2)   zagwarantowania dostępu do powierzonych w związku z realizacją zamówienia danych osobowych wyłącznie osobom upoważnionym oraz posiadania w tym zakresie odpowiednich procedur i możliwości wykazania ich stosowania;

3)   wyznaczenia do realizacji zamówienia pracowników/współpracowników przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych;

4)   zagwarantowania, że pomieszczenia, w których będą przetwarzane powierzone w związku z realizacją zamówienia dane osobowe, będą odpowiednio zabezpieczone (w szczególności samodzielny dostęp do nich będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania tych danych), posiadania w tym zakresie odpowiednich procedur oraz możliwości wykazania ich stosowania.

    11. Zapoznanie się z treścią umów i opisu przedmiotu zamówienia

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią umów i opisu przedmiotu zamówienia, którego postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 1962, 61 878 4859

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl