Postępowanie: IMA.271.4.2024 Archiwizacja dokumentów dotyczących pozwoleń na budowę - zakup materiałów i wyposażenia (pudła i teczki bezkwasowe) - zakup bezpośredni

Szanowni Państwo,

informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Zapraszamy do złożenia ofert poprzez poniższy formularz elektroniczny.

Zastrzegamy, że postępowanie może zakończyć się brakiem wyboru oferty w przypadku: 

- niewystarczających środków na realizację zamówienia, 

- zmianę zapotrzebowania Zamawiającego.

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 44 7321865   

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02
• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia przez Zamawiającego jest wysłanie zamówienia (zlecenia)  lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

Informujemy o postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego w trybie zgodnym z regulaminem wewnętrznym organizacji.

Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa następujących produktów:

1.   Pudła archiwizacyjne typu kopertowego, zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,

- gramatura: 1300 g/m2

 - możliwość ustawienia pudła w pionie jak i poziomie, otwory okrągłe (służące do wysuwania pudła z półki)

Wymiary 350 x 260 x 110 mm - 50 szt.

2.   Teczki białe wiązane bezkwasowe białe, zgodne z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej –

- gramatury: 240 g/m2

Wymiary 320 x 250 x 35 mm - 500 szt.

Termin realizacji zamówienia: do 7 dni od otrzymania zlecenia, w ramach dostawy jednorazowej.

Transport zamawianych artykułów - na koszt Wykonawcy

na adres: Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego – Referat Architektury i Budownictwa, ul. Szkolna 28, 97-300 Piotrków Trybunalski

(III piętro, pokój 342)

1. W przypadku pytań do zapytania ofertowego wykonawcy kierują je poprzez stronę prowadzonego postępowania (platforma zakupowa).

Treść pytań dotyczących zapytania ofertowego wraz z wyjaśnieniami zamawiający publikuje na stronie prowadzonego postępowania (platforma zakupowa).

Zamawiający może zmienić zapytanie ofertowe przed upływem terminu składania ofert przewidzianym

w zapytaniu ofertowym. Informacja o zmianie treści zapytania ofertowego zostanie zamieszczona na stronie prowadzonego postępowania (platforma zakupowa). Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do przygotowania i złożenia ofert, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.

2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Wykonawca może dokonać zmian lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert.

4. Dla skuteczności niniejszego postępowania o zamówienie publiczne wystarczające jest otrzymanie przez zamawiającego 1 ważnych ofert** niepodlegającej odrzuceniu.

5. Oferta musi być ważna co najmniej 30 dni licząc dni od dnia składania ofert.

6. Oferta musi być zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami

dotyczącymi ochrony uczciwej konkurencji oraz przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu cywilnego (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) dotyczącymi oferty oraz spełniać wymogi opisane w zapytaniu ofertowym.

7. Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym nie stanowi oferty ważnej.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty.

9. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę, który w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

10. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

1) nie spełnia warunków udziału określonych w niniejszym zapytaniu,

2) nie będzie zawierała wszystkich informacji wymaganych w załączonych formularzach, z zastrzeżeniem pkt 11 ppkt 3,

3) będzie niekompletna, z zastrzeżeniem pkt 11 ppkt 3,

4) zostanie złożona po terminie składania ofert,

5) będzie zawierała rażąco niską cenę:

Za rażąco niską cenę zamawiający rozumie przypadek, gdy cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości

zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert – chyba że rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

W takim przypadku zamawiający może żądać od wykonawcy, którego oferta będzie zawierała„ rażąco niską cenę” złożenia wyjaśnień/dokumentów dotyczących ceny. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wyjaśnienia za pośrednictwem platformy zakupowej (strony postępowania).

Niedostarczenie wyjaśnień, w tym wymaganej dokumentacji skutkować będzie odrzuceniem oferty.

W przypadku, gdy którakolwiek z ofert będzie znacząco zawyżona w stosunku do pozostałych ofert i powodować będzie, że będą one niższe o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, wówczas zamawiający uzna, że jest to okoliczność oczywista, która nie wymaga wyjaśnienia a oferty te nie zawierają „rażąco niskiej ceny”.

Jeżeli z treści przesłanych wyjaśnień, w tym wymaganej dokumentacji, nie będzie wynikało, że wykonawca jest w stanie zrealizować przedmiot zamówienia zamawiający uzna, że oferta zawiera „rażąco niską cenę”.

6) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1) poprawy omyłek rachunkowych i pisarskich w złożonych ofertach,

2) żądania wyjaśnień w stosunku do wykonawców co do treści złożonych ofert, w tym dokumentów potwierdzających podane w ofertach informacje,

3) jednokrotnego wezwania wykonawcy do uzupełnienia oferty.

12. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to że:

1) zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych,

2) dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną, z tym że cena nie może być wyższa niż cena w ofercie pierwotnej.

13. Dopuszcza się możliwość negocjacji złożonych ofert – w szczególności w sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie przekraczała wartość określoną w budżecie dla tego zamówienia, zamawiający może odwołać/zamknąć postępowanie lub podjąć negocjacje - zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych.

14.Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania/zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert i podania przyczyny.

15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/zamknięcia postępowania, w szczególności:

3) w przypadku, kiedy cena najkorzystniejszej oferty wyniesie co najmniej kwotę 130 000,00 zł,

1) w przypadku braku ofert zgodnych z zapytaniem ofertowym,

2) w przypadku, gdy ceny ofert przekraczają możliwości finansowe zamawiającego,

3) w przypadku błędów w zapytaniu, które ujawnią się zarówno na etapie przed składaniem jak i po otwarciu ofert,

4) w przypadku konieczności dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących zamawiającego, oraz o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji przedmiotu zapytania (w szczególności ze względu na należytą jakość wykonania przedmiotu zapytania).

16. Zamawiający udostępnia wnioskodawcy zestawienie ofert złożonych w postępowaniu:

1) na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę,

2) wg własnego uznania na stronie prowadzonego postępowania (platforma zakupowa).

17. Informację o wyniku postępowania (co najmniej nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty) albo o unieważnieniu postępowania zamawiający upubliczni na stronie prowadzonego postępowania (platforma zakupowa).

18. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi wykonawca.

19. Z tytułu odrzucenia lub niewybrania oferty wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec

zamawiającego.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający złoży zamówienie (zlecenie) na dostawę Pudeł i Teczek bezkwasowych. 

W przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie niższa niż wartość określona w budżecie dla tego zamówienia, zamawiający może w zamówieniu (zleceniu) zwiększyć ilość zamawianych pudeł i teczek tak aby wykorzystać posiadane środki na ten cel.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Zamawiający informuje, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta, Pasaż Karola Rudowskiego 10, 97-300 Piotrków Trybunalski – kontakt z administratorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego pod adresem: iod@piotrkow.pl

zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia wyboru najkorzystniejszej oferty i wyłonienia wykonawcy na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b) i c) rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a w razie wybrania oferty,

w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b),

3.dane osobowe nie będą udostępniane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,

4. dane osobowe mogą zostać ujawnione wykonawcom oraz każdemu kto jest zainteresowany, zgodnie z zasadą jawności postępowania, upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem,

5. dane osobowe dane osobowe mogą zostać powierzone następującym podmiotom:

-dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator, w celu utrzymania ciągłości oraz poprawności działania systemów;

- upoważnionym z mocy prawa podmiotom na udokumentowany wniosek.

6. podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne dla rozpatrzenia oferty, a w przypadku wybrania oferty do zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy – niepodanie może uniemożliwić zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty,

7.udostępnione dane nie będą podlegały profilowaniu,

8.okres przechowywania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania – dane osobowe będą przechowywane przez okres

prowadzenia procesu wyboru najkorzystniejszej oferty, na czas realizacji przedmiotu zamówienia i rozliczenia umowy oraz w celu wypełnienia obowiązku prawnego

ciążącego na Administratorze, na czas zgodny z obowiązującymi przepisami,

9.w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

10.posiada Pani/Pan:

-na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/ Pana dotyczących,

-na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/ Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/ Pana dotyczących

narusza przepisy RODO,

11.nie przysługuje Pani/ Panu:

-w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

-prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Załączniki do postępowania

- brak

Komunikaty

- brak