ZAPROSZENIE

do złożenia oferty cenowej w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości poniżej

równoważności kwoty 130 000 PLN, do którego nie stosuje się przepisów
Ustawy prawo zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust.1 pkt 1

Nazwa zamówienia:

„Oświetlenie świąteczne miasta Giżycko 2024-2025”

Kod CPV:

- 45316100-6 – Instalowanie urządzeń oświetlenia zewnętrznego

Giżycko, październik 2024 r.

1.       Informacje wprowadzające:

1.1.  Gmina Miejska Giżycko, al. 1 Maja 14, 11 – 500 Giżycko, zaprasza do składania ofert w postępowaniu na realizację zadania pn.: „Oświetlenie świąteczne miasta Giżycko 2024-2025”.

a)       postępowanie prowadzone jest na podstawie niniejszego zaproszenia z zachowaniem zasady konkurencyjności, jawności i równego traktowania Wykonawców.

b)      do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 1061), a nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320)

1.2.  Dane Zamawiającego:

            konto bankowe:                                    Bank PEKAO S.A. o/ Giżycko  

            nr konta bankowego:                             42 1240 5787 1111 0010 5856 4508

            NIP:                                                    845-19-51-457

            dokładny adres do korespondencji:           Urząd Miejski

                                                                       al. 1 Maja 14

                                                                       11 – 500 Giżycko

            znak postępowania:                               WPI.7011.8.2024.MW

            Uwaga: w korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem.

2.       Opis przedmiotu zamówienia:

2.1 Remont oświetlenia.

Przegląd dekoracji, naprawa powstałych usterek, wymiana uszkodzonych elementów świetlnych

na nowe (Zamawiający pokrywa koszty zakupu po uprzednim uzgodnieniu ilości i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia napraw), utylizacja uszkodzonych elementów.

2.2 Montaż oświetlenia w następujących lokalizacjach (Zamawiający zastrzega prawo zmiany lokalizacji):

·         Dekoracje na słupach oświetleniowych:

-        Pasaż Portowy,

-        ul. Warszawska (od ul. Wodociągowej do Placu Grunwaldzkiego),

-        Plac Grunwaldzki,

-        ul. Olsztyńska,

-        ul. Unii Europejskiej,

-        ul. Róży Wiatrów,

-        ul. Nadbrzeżna.

·         Dekoracje drzew z nitek świetlnych

-        ul. Warszawska – 9 szt. – ewentualna poprawa dekoracji (elementy istniejące wskazane przez Zamawiającego),

-        ul. Warszawska przed wejściem do parku im. M. Gressa – 4 szt. drzewek o wysokości około 3,5 m,

-        Plac Grunwaldzki – 5 szt. – ewentualna poprawa dekoracji (elementy istniejące) dodatkowo wykonanie nowej dekoracji na dębie tzw. „plebiscytowym”,

·         Montaż stożka świerkowego o wysokości 6 m i szerokości w podstawie min. 1,65 m – 1 kpl. – skwer przed kinem „Fala” ul. Warszawska.

·         Montaż 4 elementów 3D (prezent, bombka, fontanna i „2024”) w miejscach wskazanych przez Zamawiającego i 4 elementów 3D przy moście obrotowym. W okresie 27-30.12.2024 r. wymiana cyfry „4” na cyfrę „5”.

·         Dekoracja za pomocą nitek świetlnych dwóch altan i pomostu w parku przy ul. Gdańskiej

·         Montaż nowego elementu jeżeli zostanie zakupiony lub wypożyczony przez Zamawiającego

Zamawiający zastrzega sobie zmianę ilości i lokalizacji elementów oświetleniowych na terenie miasta.

1.1.     Utrzymanie stałej sprawności technicznej zamontowanych elementów w okresie od 06.12.2024 r. do 15.01.2025 r.

1.2.     Demontaż oświetlenia i przygotowanie do przechowania.

1.3.     Transport zdemontowanych elementów do magazynów Zamawiającego.

3.       Kontakt z wykonawcami

2.1.  Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem Platformy Zakupowej pod adresem profilu Zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko, w zakładce dedykowanej postępowaniu.

2.2.  Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Oferentami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy Zakupowej na stronie internetowej profilu Zamawiającego: https://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko w zakładce dedykowanej postępowaniu.

4.       Termin i miejsce wykonania zamówienia:

3.1.  Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:

a)       rozpoczął prace od dnia następnego po dniu podpisania umowy,

b)       remont, montaż oświetlenia – do 5 grudnia 2024 r.,

c)       uruchomienie oświetlenia – 6 grudnia 2024 r.,

d)       utrzymanie sprawności technicznej oświetlenia – do 15 stycznia 2025 r.

e)       demontaż elementów oświetlenia i złożenie ich do magazynu wskazanego przez Zamawiającego –
do 31 stycznia 2025 r.

3.2.  Miejsce wykonywania zamówienia – teren administracyjny miasta Giżycka.

5.       Opis sposobu przygotowania oferty

5.1. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie
       od wyniku postępowania. Zamawiającym w żadnym wypadku nie odpowiada za koszty poniesione
       przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.

5.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę.

5.3. Oferta musi obejmować całość zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych
      i wariantowych.

5.4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w postaci elektronicznej (cyfrowe odwzorowanie).

5.5. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do występowania w imieniu
     wykonawcy w zakresie jego spraw majątkowych lub osobę umocowaną przez osoby uprawnione.
     Upoważnienie do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych
     dokumentów załączonych przez Wykonawcę.

6.       Zawartość oferty:

Wykonawca powinien dostarczyć następujące dokumenty:   

·         Formularz oferty cenowej przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku nr 1
do zaproszenia

7.       Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert:

Termin składania ofert upływa dnia 31 października 2024 roku o godz. 10.00.

Oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

6.1    Forma składania ofert:

- w postaci elektronicznej poprzez platformę zakupową: http://platformazakupowa.pl/pn/um_gizycko

6.2    Otwarcie ofert nastąpi w dniu 31 października 2024 roku, o godz. 10.05 w siedzibie Wydziału Planowania i  Inwestycji Urzędu Miejskiego, pok. 114.

8.       Kryterium wyboru ofert:

Najniższa cena – 100 %

9.       Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty:

9.1     W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę
o terminie i miejscu zawarcia umowy.

9.2Zamawiający wymaga, aby Wykonawca podpisał umowę w ciągu 5 dni od daty ostatecznego  rozstrzygnięcia postępowania.

9.3    Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty.

10.    Postanowienia końcowe:

10.1      Zamawiający zastrzega prawo do:

a)       zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek z ofert,

b)      żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania,

c)       swobodnego wyboru ofert w ramach kryteriów postępowania lub uznania, że postępowanie nie dało rezultatu.

d)      zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

e)       odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie,

f)        negocjacji ceny,

g)       wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia, jak również jego załączników,

h)      odrzucenia oferty Wykonawcy, z którym Zamawiający zerwał umowę z jego winy lub któremu naliczył kary za niewywiązywanie się z umowy,

i)        jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

10.2  postepowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub/i kapitałowo.

10.3      Okres związania ofertą: 30 dni od daty terminu składania ofert.

11.     Informacja Zamawiającego dotycząca danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

-        administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Giżycka, Aleja 1 Maja 14, 11-500 Giżycko;

-        Inspektor Ochrony Danych Osobowych powołany przez administratora e - mail: dpo@gizycko.pl

1.       Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego oraz realizacji umowy (w przypadku wyboru oferty);

2.       obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

3.       w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO posiada Pani/Pan:

§  na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

§  na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

§  na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

§  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

6.       nie przysługuje Pani/Panu:

§  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

§  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

§  na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub pań  członkowskiego.

12.    Załączniki:

Następujące załączniki stanwią integralną część dokumentacji przetargowej:

Ÿ  Załącznik nr 1 do zaproszenia - Formularz oferty cenowej, 

Ÿ  Załącznik nr 2 do zaproszenia - Wzór Umowy,

Ÿ  Załącznik nr 3 do Zaproszenia – Opis przedmiotu zamówienia,

Ÿ  Załącznik nr 4 do Zaproszenia - Regulamin obowiązujący dostawców Urzędu Miejskiego
w Giżycku