ZAPYTANIE OFERTOWE

USŁUGA DRUKU I ZAKUP PAPIERU dla sieci sklepów Intermarche i Bricomarche

Swadzim 22.10.2024

1            Wstęp

Grupa Muszkieterów jest największą siecią sklepów w Polsce, działającą w formule franczyzowej, zrzeszającą niezależnych przedsiębiorców w dwóch kategoriach: supermarketów spożywczych pod szyldem Intermarche oraz sklepów "dom i ogród" pod szyldem Bricomarche.

Na terenie Polski Grupa Muszkieterów posiada łącznie 396 sklepów, trzy centra logistyczne zlokalizowane w Swadzimiu, Mysłowicach oraz Sosnowcu, 6 składów budowlanych oraz 68 stacji paliw działających przy wybranych sklepach.

Centrala Grupy Muszkieterów mieści się w Swadzimiu, k. Poznania, gdzie zlokalizowane są siedziby tzw. spółek centralnych, odpowiedzialnych za koordynację i wsparcie działalności spółek prawa handlowego prowadzących sklepy Intermarche oraz Bricomarche.

https://muszkieterowie.pl/o-nas/struktura-firmy-w-polsce/

2            Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

1.    Celem zapytania ofertowego jest wyłonienie Dostawcy na zakup usługi druku materiałów reklamowych (gazetki, katalogi etc.) wraz z zakupieniem papieru pod realizację usługi oraz przygotowaniem materiałów do spedycji (m.in. pakowanie  wydrukowanych materiałów na palety według naszej specyfikacji).

2.    Wymagane jest dostarczenie próbek papieru oraz proponowanych formatów do centrali Zamawiającego.

3.    Zamawiający:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne

4.    „ITM Polska” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu, zwana dalej „Zamawiającym”, jest spółką odpowiedzialną za zarządzanie procesem rozwoju sieci supermarketów Intermarche i supermarketów Bricomarche oraz stacji paliw. 

W niniejszym zapytaniu reprezentuje interesy spółki SCA PR sp. z o.o. (szyld Intermarche), MGI Polska Sp. z o.o. (szyld Bricomarche) oraz powyższych spółek sklepowych oraz bierze udział jako pośrednik w negocjacjach jednolitych warunków zakupowych dla powyższych spółek.

5.    Niniejszy dokument jest przeznaczony dla firm, które zostały zaproszone do udziału w postępowaniu ofertowym i pozostaje własnością Zamawiającego. Kopiowanie oraz rozpowszechnianie tego dokumentu, wraz z zawartymi w nim informacjami, w całości lub w części, w dowolnej formie, wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego. Zamawiający posiada prawo do żądania zwrotu wszystkich kopii niniejszego dokumentu w każdym momencie.

3            Zastrzeżenia

1.      Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

2.      Do niniejszego zapytania nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych.

3.     Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert. W szczególności niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 i n. KC.

4.      Odpowiedź oferenta na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części, ponadto treść art. 68(2) Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli.

5.      ITM Polska zastrzega, że Oferent może być poproszony o podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA) na dalszych etapach postępowania.

6.      Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki „ITM Polska” w stosunku do potencjalnego Oferenta, dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa albo złożone wyraźne oświadczenie woli Spółki „ITM Polska” zawarciu umowy w trybie ofertowym;

7.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania w dowolnym czasie.

8.      „ITM Polska” zastrzega sobie prawo do wyboru więcej niż jednego Dostawcy usług objętych niniejszym zapytaniem;

9.      Ostatecznie oferta musi być podpisana przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji, w języku polskim. Podpisaną ofertę w pliku pdf oraz excel należy załączyć do postępowania na Platformie Zakupowej Open Nexus.

10.   Propozycja finansowa musi być zgodna z przedstawionymi tabelami cenowymi, przy czym przyjmuje się, że oferenci mogą przedstawić dodatkowe informacje, które uznają  za niezbędne do zrozumienia ich ofert.

11.   Przedstawiona oferta musi zawierać wszystkie elementy pod względem formy i treści wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, nadawać się do przyjęcia bez konieczności składania kontroferty przeciwnym przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezorganizowania spotkania w celu przedstawienia oferty

12.   Zamawiający zastrzega możliwość prowadzenia rozmów z wybranymi oferentami. 

13.   Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty, przesłanie próbek papieru w odpowiednich formatach) obciążają wyłącznie Oferenta.

14.   Termin ważności oferty musi wynosić 3 miesiące.

4       Wymagania dotyczące Oferenta

1.      Oferent powinien wykazywać wiedzę oraz posiadanie doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, a także posiadać odpowiedni potencjał techniczny i wykonawczy.

2.      Oferent jest zobowiązany do złożenia podpisanego oświadczenia potwierdzającego posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

3.      Oferent jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenie Oferenta o niezaleganiu ZUS i US,

4.      Oferent jest zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego za ostatni rok

5.      Oferent jest zobowiązany do podpisania i przesłania Zamawiającemu umowy o zachowaniu poufności (NDA) na kolejnym etapie postępowania

6.     Oferent we własnym zakresie na bieżąco będzie ustalał szczegółowy harmonogram druków w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego ze spółki SCA PR Polska i MGI Polska;

7.      Oferent zobowiązany jest do przedłożenia wraz z ofertą potwierdzonej kopii dokumentu polisy od odpowiedzialności cywilnej (OC).

5            Warunki udziału w postępowaniu

1.      Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Ostatecznym i decydującym dokumentem jest wersja sporządzona w języku polskim, zgodnie z obowiązującym prawem polskim,

2.      Wymagane załączniki do oferty:

A.     Kwestionariusz Dostawcy,

B.      aktualne dokumenty rejestracyjne firmy: bieżący odpis dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON

C.    Telefon kontaktowy i adres mailowy do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty.

D.     oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiednich możliwości finansowych i ekonomicznych, wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz zasobów (technicznych i osobowych) niezbędnych do pomyślnego wykonania przedmiotu zamówienia.

E.      Oświadczenie o niezaleganiu ZUS i US

F.      referencje

3.      Oferent jest zobowiązany dostarczyć wycenę w następujących konfiguracjach (Załącznik 2 Formularz ofertowy_DRUK_2025):

a.     Usługa (DRUK) w walucie PLN + ZAKUP PAPIERU w walucie EUR zgodnie z formułami zastosowanymi w formularzu ofertowym

4.      Warunki płatności:

a.     Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia

b.     Termin płatności – nie krótszy niż 45 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT. Przedpłaty nie są akceptowane.

6            Specyfikacja/wymagania wobec zakresu oferty

1.    Oferta powinna być zatytułowana:

„USŁUGA DRUKU I ZAKUP PAPIERU dla sieci Intermarche i Bricomarche”

2.      Arkusz „Formularz ofertowy_DRUK_2025”  - należy wypełnić wszystkie parametry zaznaczone na kolor żółty jako „WYPEŁNIA DOSTAWCA”:

a.     Alternatywny format  - należy wpisać wyceniany format (również jeśli jest taki sam jak  wyjściowy)

b.     Alternatywny papier - należy wpisać wyceniany rodzaj papieru wraz z nazwą handlową (również jeśli jest taki sam jak  wyjściowy)

c.     Alternatywna gramatura - należy wpisać wycenianą gramaturę (również jeśli jest taka sama jak  wyjściowa)

d.     Dostawca,

e.     Drukarnia,

f.       I wariant wyceny,

g.     II wariant wyceny,

3.      W cenniku proszę uzupełnić dane zgodnie ze specyfikacją (gramatura, format, typ papieru), dopuszczamy możliwość zaprezentowania alternatywy w osobnym arkuszu dla wariantu II wyceny.

Dodatkowe parametry do oceny:

1.      Oferent przyjmuje do wiadomości, że w docelowym kontrakcie przewidujemy następujące kary umowne:

a.     Kara za brak poufności,

b.     Kara za opóźnienie w realizacji,

c.     Kara za złą jakość wydruku/ papieru,

d.     Kara za niewykonanie usługi, bądź niedostarczenie papieru.

2.      Wydzielenie osobnego opiekuna do obsługi Klienta.

3.      Zapytanie ofertowe dotyczy kontraktu na 2025 rok: tj. od 01.01.2025-31.01.2026. Gwarancja niezmienności ceny powinna być tożsama z wyżej wymienionym okresem obowiązywania kontraktu.

4.      Współpraca z podwykonawcami spółek SCAPR i MGI.

5.      Przedstawienie struktury kosztów w procentach z podziałem na:

a.     Papier,

b.     Usługa druku,

c.     Szycie/ klejenie,

d.     Przygotowanie jednostki transportowej,

e.     Marża,

f.       Pozostałe, jakie?

7         Kryteria oceny ofert

Przy ocenie ofert będą brane pod uwagę między innymi wymienione poniżej kryteria w dowolnej kolejności. Lista ta nie jest wyczerpująca:

1.      Cena

2.      Jakość wydruku,

3.      Posiadanie zasobów i możliwości zapobiegania sytuacjom nagłym i awaryjnym,

4.      Ciągłość dostaw papieru i ciągłość dostaw usługi druku

5.      Terminowość (czas realizacji zamówienia),

6.      Elastyczność,

7.      Rzetelność i wiarygodność,

Na pierwsze spotkanie, które odbędzie się poprzez platformę Teams zostaną Państwo poproszeni o przygotowanie krótkiej prezentacji na następujące tematy:

1.      Prezentacja firmy, główne obszary działalności firmy, portfolio realizacji i klientów,

2.      Omówienie aktualnej sytuacji na rynku papieru i proponowane możliwości,

3.      Przygotowanie zaoferowanych rodzajów papierów koniecznie z przykładem wydruku. Sugerujemy dostarczenie próbek papierów przed spotkaniem, najlepiej do końca terminu składania ofert, na adres:

„ITM POLSKA” sp. z o.o., Swadzim, ul. Św. Mikołaja 5, 62-080 Tarnowo Podgórne na nazwisko Galewska Ewa z zaznaczeniem dla jakiego szyldu – Intermarche czy Bricomarche

8         Terminy związane z postępowaniem

9         Organizacja i zasady wypełniania dokumentów

1.      Oferent jest zobowiązany do przekazania oferty w wersji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Open Nexus

2.      W przypadku pytań:

a.       merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza Platformy

Zakupowej Open Nexus "Wyślij wiadomość”

b.       pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta Platformy

Zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00., tel. 22 101 02 02e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

3.      Wiadomości z Platformy Zakupowej mają charakter informacyjny.

4.      Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy o współpracy z „ITM Polska”

10         Załączniki

1.      Załącznik 1 Kwestionariusz Dostawcy

2.      Załącznik 2 Formularz ofertowy_DRUK_2025

3.      Załącznik 3 Pytania do zapytania