DOKUMENTACJA OFERTOWA

Nr MTP/2023/DAL1/9

Świadczenie usług naprawy, konserwacji i zimowego utrzymania dachów obiektów na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o. MTP w okresie
od 01 kwietnia 2023 do 31 marca 2025 roku

Postępowanie prowadzone w formie elektronicznej na platformie zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/mtp

INFORMACJE OGÓLNE

Postępowanie jest prowadzone w trybie postępowania ofertowego.

Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z 11.09.2019r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021r. poz. 1129) z późniejszymi zmianami.

Niniejsza Dokumentacja Ofertowa wraz ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi późniejszymi uzupełnieniami stanowią komplet materiałów niezbędnych do przygotowania oferty.

1.    ZAMAWIAJĄCY

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o.

ul. Głogowska 14

60-734 Poznań
NIP 777-00-00-488

Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000202703
Kapitał zakładowy – 377 346 000,00 PLN

2.    PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

2.1   Świadczenie usług naprawy, konserwacji i zimowego utrzymania dachów obiektów na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich sp. z o.o.w okresie od 01 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2025 roku w następujących wariantach:

1)    Wariant 1: dla powierzchni dachowej w przedziale 25 000 – 31 000 m2

2)    Wariant 2: dla powierzchni dachowej w przedziale 31 001 – 50 000 m2

3)    Wariant 3: dla powierzchni dachowej w przedziale 50 001 – 75 000 m2

2.2  Wyżej wymieniana usługa będzie realizowana:

1)    w trybie ciągłym, rozliczana co miesiąc na podstawie obowiązującej w umowie stawki ryczałtowej uzależnionej od wariantu wielkości obsługiwanej powierzchni dachowej, dla następujących zadań:

a)    wykonywania przeglądów serwisowych dachów co najmniej jednokrotnie w każdym miesiącu oraz przybycia na każde żądanie Zamawiającego, w ciągu 24 godzin od otrzymania zgłoszenia,

b)    niezwłocznego usuwania wszelkich nieszczelności pokrycia dachowego, opierzeń blacharskich, obróbek dekarskich, świetlików, urządzeń dachowych oraz rynien
i rur spustowych w trakcie przeprowadzanego przeglądu lub w efekcie otrzymanego zgłoszenia od Zamawiającego. W ramach opłaty ryczałtowej Oferent wykona jednorazowo do trzech napraw, o pow. do 0,25 m² każda, na połaci dachu o powierzchni 1000 m²,

c)    stałego utrzymania w czystości dachów, poprzez bieżące usuwanie wszelkich zanieczyszczeń, liści, oblodzeń, sopli lodowych, nawisów śnieżnych oraz zapewnienie ciągłej drożności odpływów, rynien dachowych i rur spustowych
z rewizją włącznie,

2)    w trybie indywidualnego zlecenia, rozliczanego na podstawie obowiązującej w umowie stawki ryczałtowej za „m²” odśnieżanej połaci dachu,

3)    w trybie indywidualnego zlecenia rozliczanego na podstawie obowiązującej w umowie stawki ryczałtowej za dzień prowadzenia dyżuru śniegowego niedopuszczającego do przekroczenia wskazanej grubości 10 cm pokrywy śnieżnej, w zależności od dozorowanej powierzchni dachu,

4)    w trybie indywidualnego zlecenia rozliczanego na podstawie obowiązującej w umowie stawki ryczałtowej za dzień prowadzenia dozoru śniegowego polegającego na kontrolowaniu grubości pokrywy śnieżnej na określonej w zleceniu powierzchni dachu, informowaniu Zamawiającego o stanie faktycznym oraz gotowości do rozpoczęcia  odśnieżania dachu w ciągu 2 godzin od wydania decyzji o odśnieżaniu, nie dopuszczając do przekroczenia wskazanej przez Zamawiającego grubości pokrywy śnieżnej.

2.3  Zamawiający oświadcza, że wielkość dozorowanej powierzchni dachu w ramach usługi dyżuru śniegowego oraz dozoru śniegowego nie przekroczy 20% przydzielonej do obsługi powierzchni dachowej.

2.4  Dla realizacji określonego zakresu robót Wykonawca zapewni:

1)    Właściwą i wykwalifikowaną kadrę pracowników posiadających niezbędne uprawnienia branżowe,

2)    Sprzęt, środki i materiały niezbędne do wykonywania usługi,

3)    Terminowość i wysoką jakość wykonywanych prac,

4)    Środki łączności bezprzewodowej z pracownikami własnej firmy,

5)    Firmowe, estetyczne ubiory robocze,

6)    Właściwe i skuteczne zabezpieczenie miejsca prowadzenia prac,

7)    Pełne bezpieczeństwo pracy osób wykonujących usługę w oparciu o przepisy BHP
i obowiązujące regulaminy MTP.

2.5  Zamawiający oczekuje świadczenia usługi również w dniach ustawowo wolnych od pracy.

2.6  Termin realizacji usługi: 01.04.2023r. – 31.03.2025r.

3.    OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

3.1.  Oferent może dokonać wizji lokalnej na terenach Zamawiającego, gdzie mają być wykonywane prace dekarskie oraz uzyskać wszelkie istotne informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty. Oferent przeprowadza wizję lokalną na własny koszt,
w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, w dniu 14.03.2023r. Oferent zgłasza chęć uczestniczenia w wizji lokalnej  za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

3.2.  Zamawiający dopuszcza możliwość odbycia wizji lokalnej w innych dniach, ale bez wpływu na zmianę terminu składania ofert.

3.3.  Ofertę i wszystkie załączniki do oferty należy składać w postaci elektronicznej – w formie podpisanego skanu lub dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym.

3.4.     Oferent może złożyć jedną ofertę pod rygorem odrzucenia. Oferty niejednoznaczne nie będą brane pod uwagę.

3.5.     Oferta powinna zawierać:

1)     Wypełniony i podpisany formularz ofertowy zgodny ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej. W przypadku złożenia przez Oferenta oferty bez użycia załączonego formularza, złożona oferta musi być tożsama z treścią załączonego formularza i jej treść musi zawierać wszelkie informacje wymagane
w Dokumentacji Ofertowej i wynikające z zawartości formularza ofertowego,

2)     Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty,

3)     Parafowany projekt umowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej,

4)     Dane finansowe Oferenta – Załącznik nr 4,

5)     Informacje o zatrudnieniu, kwalifikacjach technicznych oraz doświadczeniu Oferenta - Załącznik nr 5.

3.6.     Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę lub osoby upoważnione w dokumentach rejestrowych do reprezentacji Oferenta lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania.

3.7.     Wszystkie oferowane stawki są w kwotach netto i będą zwiększone o należny podatek VAT.

3.8.     Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

3.9.     Oferent powinien złożyć ofertę:

a)    na minimum jeden wariant serwisowy,

b)    na odśnieżanie.

3.10.      Opcjonalnie, Oferent może złożyć ofertę na:

a)    na więcej niż jeden wariant serwisowy,

b)    na dyżur śniegowy,

c)    na dozór śniegowy.

4.    TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 60 dni licząc od dnia składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

5.    WYKLUCZENIE Z POSTĘPOWANIA

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1)      Oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę spółce Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o., nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie bądź też nie przystąpili do podpisania umowy,

2)      Oferentów, którzy na dzień składania oferty pozostają ze spółką Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. w sporze dotyczącym roszczeń majątkowych (niezależnie od podstawy odpowiedzialności tych podmiotów),

3)      Oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub wobec których ogłoszono upadłość,

4)      Oferentów, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub korzystali, w celu sporządzenia oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności,

5)      Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,

6)      Oferentów posiadających  zaległości płatnicze wobec Zamawiającego.

6.    MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej. Ofertę stanowi wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej Dokumentacji Ofertowej.

Ofertę należy złożyć poprzez uzupełnienie wymaganych pól cenowych, kryteriów i warunków formalnych platformy z wykorzystaniem druków, których wzory zawiera dokumentacja.

7.    KRYTERIA WYBORU OFERENTA

7.1.  Każda oferta podlega indywidualnej ocenie Komisji Ofertowej według niżej podanych kryteriów:

1)              Zaproponowane stawki,

2)              Zaproponowane zasoby kadrowe.

7.2.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru jednego lub kilku Oferentów do realizacji usługi oraz przydziału wybranemu Oferentowi lub Oferentom wariantu współpracy określającego powierzchnię połaci dachowych podlegających świadczeniu usługi
w odniesieniu do planu i zestawienia obiektów MTP stanowiący Załącznik nr 2 do dokumentacji ofertowej.

7.3.  Zamawiający może odrzucić ofertę o najniższych stawkach jeśli uzna ją za nierealną
w świetle warunków technicznych lub kontraktowych.

8.    TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ

8.1.  Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie wyjaśnień merytorycznych w terminie nie później niż do dnia 15.03.2023r. włącznie. Oferent zadaje pytania za pośrednictwem platformy zakupowej poprzez wysłanie wiadomości do Zamawiającego z wykorzystaniem przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

8.2.  Odpowiedzi na pytania merytoryczne zostaną udzielone w formie komunikatu Zamawiającego i udostępnione wszystkim uczestnikom postępowania, bez wskazania źródła zapytania.

8.3.  W przypadku pytań związanych z obsługą platformy, prosimy o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 - tel. 22 101 02 00, cwk@platformazakupowa.pl

8.4.  Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania Oferentów.

9.    TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty na platformie zakupowej można składać do dnia 17.03.2023r., do godz. 12:00.

10. OTWARCIE OFERT

10.1.     Komisyjne otwarcie i odczytanie ofert nastąpi w tym samym dniu w siedzibie Zamawiającego.

10.2.     Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje obecności Oferentów.

11. OGŁOSZENIE WYNIKÓW

Oferent, którego ofertę wybrano zostanie powiadomiony pismem akceptującym jego wybór, a informacja o wynikach postępowania ofertowego zostanie przekazana pozostałym Oferentom.

12. UNIEWAŻNIENIE KONKURSU OFERT

Międzynarodowe Targi Poznańskie sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.

13. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO ZAKOŃCZENIU OFERTOWANIA

Oferent w terminie do 7 dni od chwili ogłoszenia wyników konkursu ofert winien dostarczyć podpisaną przez siebie umowę zgodną z warunkami określonymi w ofercie.

W przypadku usług opcjonalnych, o których mowa w pkt.3.10, Umowa uwzględniać będzie tylko wybrane przez Oferenta usługi.

Jeżeli Oferent nie dostarczy umowy w w/w terminie lub w innej formie uchylać się będzie od jej zawarcia, wybór przeprowadza się ponownie spośród pozostałych złożonych ofert, pod warunkiem, że nie upłynął okres związania ofertą.

                                                                                       ……….……………........................

                                                                                               /data i podpis Zamawiającego/

Administratorem danych osobowych są Międzynarodowe Targi Poznańskie z siedzibą w Poznaniu, ul. Głogowska 14. Dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z prowadzeniem konkursu ofert, do momentu wyrażenia sprzeciwu. Reklamacje i sprzeciwy dotyczące przetwarzania danych osobowych w serwisie należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@mtp.pl (Inspektor Ochrony Danych). W razie takiej konieczności dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w celu prowadzenia konkursów ofert.  Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, wycofania zgody lub wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do przenoszenia danych osobowych.  Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

                                                                                        ……….…………….........................
                                                                                                                                  /data i podpis Zamawiającego/

Załączniki:

Nr 1 – Formularz ofertowy,

Nr 2 – Plany terenów MTP z zestawieniem powierzchni połaci dachowych obiektów

Nr 3 – Projekt umowy

Nr 4 – Dane finansowe Oferenta,

Nr 5 – Zatrudnienie, kwalifikacje techniczne i doświadczenie Oferenta.