GZGKiM.3331-94/21.KS                                                                                                                                                   Wągrowiec, dnia 16 grudnia 2021r.

ZAPROSZENIE

Zamawiający:

Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej

i Mieszkaniowej w Wągrowcu

reprezentowany przez

Agnieszkę Ciemachowską – Dyrektora

62 – 100 Wągrowiec

ul. Janowiecka 98A

Tel, fax - 67 26 21 462

ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA WYKONANIE ZAMÓWIENIA:

„ ZAKUP PALIW CIEKŁYCH W SYSTEMIE BEZGOTÓWKOWYM”

I Opis przedmiotu zamówienia

 Z uwagi na wartość zamówienia nieprzekraczającą 130.000 zł netto, postępowanie prowadzone jest bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021r, poz. 1129) w formie zapytania ofertowego w oparciu o Zarządzenie Nr 2/2021 Dyrektor Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu z dnia 21 stycznia 2021 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Gminnym Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu.

II Przedmiot zamówienia:

1.       Przedmiotem zamówienia jest zakup paliw ciekłych do pojazdów służbowych, urządzeń i sprzętu Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu w systemie sprzedaży bezgotówkowej, w okresie od 1.01.2022r. do 31.12.2022r.

2.       Miejscem realizacji dostaw są stacje paliw położone w obrębie Miasta Wągrowca. Zamawiający nie przewiduje magazynowania paliw we własnych zbiornikach.

3.       Oferowane paliwo musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach dla paliw płynnych. Fakturowanie będzie 1 raz w miesiącu z 14 - dniowym terminem płatności od dnia dostarczenia faktury.

4.       W okresie realizacji umowy zamawiający przewiduje zakupienie paliw w ilości minimalnej 420 litrów benzyny bezołowiowej E95 Pb  i  7 950 litrów oleju napędowego standardowego natomiast o maksymalnej do 840 litrów benzyny bezołowiowej E95 Pb i do 15 969 litrów oleju napędowego standardowego na zasadzie doraźnych tankowań do zbiorników pojazdów Zamawiającego w ciągu roku.

5.       Dostawa paliw realizowana będzie sukcesywnie w miarę pojawiających się potrzeb Zamawiającego, wynikających z odbywania wyjazdów służbowych, indywidualnie dla każdego pojazdu, urządzenia i sprzętu zasobu GZGKiM w Wągrowcu.

III Wymagania formalne:

1.    1. Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonania określonej działalności – dołączenie kserokopii koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy – dotyczy formy papierowej, bądź w przypadku składania oferty drogą elektroniczną dołączenie koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami złożonej w formie dokumentu elektronicznego lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

     2.Wykonawca dołączy podpisane oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 2 do zaproszenia- w przypadku składania oferty w formie papierowej oświadczenie podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy, w przypadku składania oferty drogą elektroniczną dołączenie oświadczenia złożone w formie dokumentu elektronicznego lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,

     3. Miejsce wyznaczone do pobierania paliwa określonego w zaproszeniu znajdować się będzie w odległości maksymalnej 10 km od siedziby Zamawiającego, liczone najkrótszą drogą publiczną,

     4.Minimalne godziny otwarcia punktu wyznaczonego do zakupu paliw ciekłych od 6:00 do 20:00 we wszystkie  dni robocze,

   5. Wykonawca zaakceptuje warunki projektu umowy stanowiącej załącznik nr 3 do zaproszenia – przy składaniu oferty w formie papierowej dołączy druk umowy składając na każdej stronie podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy, natomiast składając ofertę w formie lub postaci elektronicznej składając na projekcie umowy podpis kwalifikowany, bądź podpis zaufany lub podpis osobisty.

IV Sposób przygotowania oferty przez Wykonawcę oraz sposób i termin jej złożenia w formie papierowej:  

 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim; dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

 2. Na ofertę składa się: wypełniony formularz oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia.  Wykonawca może przygotować ofertę na swoich formularzach z zastrzeżeniem, że muszą one zawierać wszystkie informacje określone przez Zamawiającego w przygotowanych przez niego wzorach. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom Zapytania.

3. Wykonawca określi cenę paliw na podstawie cen obowiązujących  na dzień  21 grudnia 2021 roku. Wykonawca określi wysokość udzielonego rabatu w %. Udzielony rabat jest stały i nie ulega zmianie przez cały okres trwania umowy. Cena w dniu zakupu paliwa zostanie każdorazowo pomniejszona o wielkość udzielonego rabatu.

4. Oferty składane w formie papierowej należy opatrzyć własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.

    5. Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe podlegać będzie odrzuceniu.

       6.  Wykonawca złoży ofertę do dnia 23 grudnia 2021 roku do godziny 12:00 w zamkniętej kopercie z napisem:

„Oferta na zaproszenie pn.: ZAKUP PALIW CIEKŁYCH W SYSTEMIE BEZGOTÓWKOWYM – NIE OTWIERAĆ do 22 grudnia 2021 r. do godz. 12.05”  w Sekretariacie Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu. Oferty złożone w innej formie podlegają odrzuceniu.

V Sposób przygotowania oferty przez Wykonawcę oraz sposób i termin jej złożenia w formie lub postaci elektronicznej:

 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim; dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.

      2. Na ofertę składa się: wypełniony formularz oferty wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia.  Wykonawca może przygotować ofertę na swoich formularzach z zastrzeżeniem, że muszą one zawierać wszystkie informacje określone przez Zamawiającego w przygotowanych przez niego wzorach. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom Zapytania.

    3. Wykonawca określi cenę paliw na podstawie cen obowiązujących  na dzień 21 grudnia 2021 roku. Wykonawca określi wysokość udzielonego rabatu w %. Udzielony rabat jest stały i nie ulega zmianie przez cały okres trwania umowy. Cena w dniu zakupu paliwa zostanie każdorazowo pomniejszona o wielkość udzielonego rabatu.

    4. Ofertę należy złożyć w formie dokumentu elektronicznego lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

   5.  Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać “Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”.

      6.  W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików podpisu w formacie XAdES.

      7. Wykonawca, za pośrednictwem platformazakupowa.pl może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Sposób dokonywania zmiany lub wycofania oferty znajduje się w instrukcji zamieszczonej na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

     8.Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe podlegać będzie odrzuceniu.

     9. Zgodnie z definicją dokumentu elektronicznego z art. 3 ustęp 2 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jednoznaczne z podpisaniem oryginału dokumentu, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, albo przez Podwykonawcę.

    10.Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB.

   11.Wykonawca złoży do dnia 23 grudnia 2021 roku do godziny 12:00 prawidłowo podpisaną ofertę za pośrednictwem platformy zakupowej OpenNexus dostępnej na stronie https://platformazakupowa.pl/pn/ug_wagrowiec/proceedings. Oferty złożone w innej formie podlegają odrzuceniu.

VI Termin realizacji zamówienia:. Od 1 stycznia 2022 roku do 31 grudnia 2022 roku.

 VII  Termin otwarcia ofert: 23 grudnia 2021 r., godz.12.05.

 VIII Informacja z otwarcia ofert:

Informacja z otwarcia ofert zostanie umieszczona wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej OpenNexus dostępnej na stronie https://platformazakupowa.pl/pn/ug_wagrowiec/proceedings

IX Zapytania o przedmiot zamówienia:

Kontaktowanie się z Zamawiającym:

       a)    w przypadku pytań merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość", lub pod nr tel. 67 262 14 62 (osoby do kontaktu: Paulina Maciejewska – specjalista ds. kadr i obsługi sekretariatu, Agnieszka Ciemachowska - dyrektor), Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu, ul. Janowiecka 98A 62-100 Wągrowiec tel. +48 67 262 14 62 e –mail: gzgkim@gzgkimwagrowiec.pl https://gzgkimwagrowiec.pl/

    b) w przypadku pytań związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00 tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

X Przy wyborze ofert zamawiający będzie kierował się::

      a)       Kryterium wyboru ofert przez zamawiającego: cena,

      b)      Waga kryterium: 100%.

XI Podpisanie umowy:

Wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę, Zamawiający zleci realizację przedmiotu zamówienia.  

XII Zmiana treści zaproszenia:

Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego zaproszenia do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych ofert, zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane zaproszenie i jest ono dla nich wiążące.

XIII Unieważnienie postępowania:

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, w szczególności gdy wartość najkorzystniejszej oferty przekroczy wysokość środków przeznaczonych na realizację zamówienia.

XIV Obowiązek informacyjny:

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:

      a)   Administratorem Państwa danych jest Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu, ul. Janowiecka 98A, 62-100 Wągrowiec, tel. 67 262 14 62, e-mail: gzgkim@gzgkimwagrowiec.pl, reprezentowany przez Dyrektora Gminnego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Wągrowcu.

     b)   Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu email: inspektor@cbi24.pl lub pisemnie na adres Administratora.

     c)  Państwa dane osobowe będą przetwarzane W CELU REALIZACJI NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA jak również w celu realizacji praw oraz obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

    d) Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji ww. celu z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach szczególnych, w tym przepisów archiwalnych.

      e)   Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegać profilowaniu.

      f)    Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

      g)  W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

·         prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

·         prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

·         prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; 

·         prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), w sytuacji, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

     h)  Podanie przez Państwa danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednak nieprzekazanie danych skutkować będzie brakiem realizacji celu, o którym mowa w punkcie 3.

    i)   Państwa dane mogą zostać przekazane podmiotom zewnętrznym na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a także podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

 DYREKTOR

Agnieszka Ciemachowska

Załączniki:

1.       Formularz ofertowy.

2.       Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa.

3.       Projekt umowy.