ZAPYTANIE OFERTOWE

WSPARCIE W PRZYGOTOWANIU I WDROŻENIU SYSTEMU ERP W GRUPIE MUSZKIETERÓW

ETAP PIERWSZY SYSTEMY IT DLA SPÓŁKI MGI (Bricomarché)

Data: 08.09.2020

1.               Informacje o Bricomarché:

Bricomarché to przyjazna klientom sieć marketów z wyposażeniem do domu i ogrodu. Naszą misją jest dostarczanie niezawodnych rozwiązań i wysokiej jakości materiałów w najlepszych cenach wszędzie, gdzie tego potrzebujesz. Ponad 160 sklepów rozlokowanych głównie w mniejszych miejscowościach, ale również w dużych miastach, pozwala nam dotrzeć do klientów z całej Polski, a dzięki sklepowi internetowemu Bricomarche.pl jest to jeszcze łatwiejsze. Otrzymujesz dostęp do tysięcy produktów bez wychodzenia z domu - po prostu wybierz swój sklep i przeglądaj bogaty asortyment produktów dostępnych od ręki w Twojej lokalizacji! 

Dążymy do tego, aby z zakupów w Bricomarché zadowolony był każdy klient. W przyjaznej wielkości formatach od 1000 do 5000m2 sklepy Bricomarché oferują wybór często ponad 25 tysięcy artykułów z czterech sektorów: budowanie, majsterkowanie, dekoracja i ogród. Asortyment w naszych sklepach dopasowujemy do lokalnych oczekiwań naszych Klientów.

2.               Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego

MGI Polska  Sp. z o.o.

ul. Św. Mikołaja 5

Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne

NIP: 7822148821

3.               Tryb udzielania zamówienia

Postępowanie prowadzone jest przy zastosowaniu zasady konkurencyjności, tj. z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

Do niniejszego zapytania ofertowego nie mają zastosowania przepisy Ustawy z dnia 29 stycznia. Prawo Zamówień Publicznych.

4.               Warunki ofertowania

1. RfP nie jest podstawą do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w stosunku do spółki „MGI POLSKA” sp. z o.o. z siedzibą w Swadzimiu [Spółka MGI] lub innych spółek należących do Grupy Muszkieterów w Polsce, wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie składania ofert przez Oferenta.

2.  Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem oferty i odpowiedzią na zapytanie ofertowe (tzw. koszty przedstawienia oferty) nie są zwracane przez Spółkę MGI.

3.  Odpowiedź potencjalnego Dostawcy na zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Spółki MGI do akceptacji tej odpowiedzi w całości lub jej części.

4.  MGI  zastrzega sobie prawo do wycofania RfP w dowolnym czasie.

5.  Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie powoduje żadnego zobowiązania Spółki MGI  w stosunku do potencjalnego Dostawcy dopóki nie zostanie podpisana umowa handlowa.

6. Wiążącą wersją językową zapytania ofertowego jest dokument RfP sporządzony w języku polskim. W przypadku, gdyby powstały tłumaczenia dokumentu RfP w innym języku albo negocjacje językowe odbywały się w innym języku niż język polski, rozstrzygająca znaczenie ma zawsze wersja RfP sporządzona w języku polskim oraz przepisy obowiązujące prawodawstwie polskim. 

7. Projekt prowadzony będzie we współpracy z anglojęzycznym Zarządem Grupy Muszkieterów w Polsce oraz działem IT w Polsce i Francji. Wszystkie kluczowe materiały (w niektórych przypadkach wystarczy Executive summary) wytworzone w ramach projektu muszą być przygotowane w wersjach dwujęzycznych (w szczególności prezentacje na Komitet Sterujący, kryteria wyboru, treść zapytania ofertowego ,a ranking ofert).

8. Termin ważności oferty musi wynosić: 3 miesiące.

5.               Specyfikacja, cel, zakres 

Spółka MGI, reprezentująca  siec sklepów pod szyldem Bricomarché zamierza zrealizować zadanie polegające modernizacją systemów informatycznych wspierających podstawowe procesy biznesowe (w pierwszej kolejności centrala i sklepy szyldów DIY Bricomarché)

W związku z tym pragniemy zaprosić Państwa do złożenia oferty na usługę wsparcia przy wyborze integratora i wdrożeniu systemów informatycznych.

Celem przedmiotowego zapytania jest wyłonienie oferenta, firmę doradczą do realizacji  poniższego zakresu:

Analiza, definicja i uzasadnienie potrzeb

1.      Analiza przygotowanej dokumentacji, weryfikację procesów oraz istniejących zasobów jak i zapoznanie się ze strategią firmy oraz planem rozwoju IT,

2.      Przygotowanie kompleksowej analizy przedprojektowej, obejmującej opracowanie uzasadnienia biznesowego dla projektu wdrożenia systemu ERP w tym wpływu docelowych systemów na organizację pracy w centrali i na sklepach Bricomarché w Polsce, uwzględniając w pierwszej kolejności oszacowanie budżetu wdrożenia, a także analiza zależności i ryzyk,

3.      Dostosowanie dokumentacji do potrzeb Grupy Muszkieterów;

Wsparcie w wyborze  dostawców systemów informatycznych i hostingu

1.      Opracowanie i wysłanie zapytania ofertowego w tym przygotowanie specyfikacji, dokumentacji oraz istotnych warunków dla RFP,

2.      Ustalenie kryteriów wyboru dostawców w tym zdolność do długoterminowej współpracy,

3.      Weryfikacja kompletności ofert oraz rekomendacja wyboru docelowego oferenta,

4.      Udział w rozmowach z oferentami oraz wsparcie negocjacyjne w wyborze integratora oraz hostingu,  udzielanie odpowiedzi na pytania (doprecyzowanie odpowiedzi i wymagań) do treści RFP (w zakresie wsadu merytorycznego) w celu optymalizacji licencji i opracowania propozycji umowy;

Wsparcie na etapie wdrożenia systemów

1.      Wsparcie organizacji w ustaleniu struktury organizacyjnej dla projektu wdrożenia, zaplanowanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych na etapach - przygotowanie, wdrożenie oraz po wdrożeniu oraz wsparcie w opracowaniu docelowego modelu  IT,

2.      Rekomendację metodologii prowadzenia projektu, opisanie kluczowych kompetencji i oczekiwanych umiejętności oraz doświadczenia dla członków zespołów projektowych,

3.      Opracowanie wysokopoziomowego modelu prowadzenia projektu zgodnie z przyjętym podejściem do realizacji wdrożenia,

4.      Przygotowanie harmonogramu poszczególnych etapów prac uwzględniającego zakończenie wdrożenia systemów w sklepach i w centrali na koniec 2 kwartału 2022,

5.      Wsparcie w przygotowaniu narzędzi wspierających zarządzanie projektem,

6.      Komitety sterujące (dwujęzyczne) planowane przynajmniej raz w miesiącu – z udziałem oferenta,

7.      Wsparcie w sytuacjach kryzysowych (opóźnienia na różnych etapach projektu);

Model finansowania

1.      Analiza optymalnego modelu finansowania i rozliczenia planowanego przedsięwzięcia (aspekty rachunkowe i podatkowe).

6.               Kryteria produktu/usługi

1.   Oferta powinna zakładać przygotowanie i przedstawienie raportów każdego z elementów pkt 5 (ujęte w cenie)  w formie prezentacji w języku polskim oraz angielskim,

2.   Oferta powinna zawierać skład (CV) zespołu projektowego z udokumentowanym doświadczenie w tego typu projektach dla klientów z branży handlu detalicznego („dom i ogród”),

3.   Wymaga jest dostępności konsultantów w trakcie trwania projektu. Konsultant musi liczyć się z delegacjami do centrali Grupy Muszkieterów,

4.   Docelowa umowa w języku polskim i w prawodawstwie polskim,

5.   Zleceniodawca zastrzega możliwość zmiany Doradcy lub zerwania umowy z naszej strony w każdej chwili jeśli Doradca nie będzie spełniać naszych oczekiwań, tj. brak dostępności etc.,

6.   Oferent przyjmuje do wiadomości, że w docelowym kontrakcie MGI  zastosuje kary umowne:

                         i.            Za opóźnienie,

                        ii.            Za niewykonanie usługi,

                      iii.            Za brak poufności.

Kryteria oceny ofert:

1.      doświadczenie zespołu projektowego (udokumentowane przedstawionymi referencjami z ostatnich 5 lat w zakresie odpowiadającym zapytaniu ofertowemu),

2.      cena,

3.      czas realizacji,

4.      dostępność zespołu,

5.      proponowane podejście realizacji.

Podczas spotkania (miejsce spotkań: centrala Grupy Muszkieterów, Swadzim k. Poznania) dokonujemy oceny wszystkich kryteriów i prosimy o uwzględnienie w prezentacji następujących zagadnień będących częścią oferty:

1.      Przedstawienie zespołu (prosimy, aby na spotkanie przybyła osoba dedykowana do funkcji Kierownika projektu oraz osoba merytoryczna)

2.      Przedstawienie doświadczenia z podobnych projektów z ostatnich 60 miesięcy w zakresie konsultingu strategicznego IT (case study lub referencje)

3.      Przedstawienie oferty

4.      Harmonogram oraz metodologia prowadzenia projektu

Ze strony Grupy Muszkieterów w spotkaniu będą uczestniczył przedstawiciel Sponsora, właściciel biznesowy, Project Manager oraz osoba z Zespołu Zakupów Niekomercyjnych.

5.     Wymagania formalne

1.      Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy, a w przypadku podpisania jej przez ustanowionego pełnomocnika, należy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji,  w jęz. polskim

2.      Oferta musi uwzględniać wszystkie warunki oraz kryteria wskazane powyżej,

3.      Oferta powinna zawierać wycenę w walucie PLN,

4.      Warunki płatności:

a)              Oferta powinna zawierać model wyceny typu Fixed Price, jednakże niezbędne będzie wyszczególnienie planowanych zasobów (stawka dniowa x ilość) oraz przedstawienie stawki za dzień pracy na poczet ewentualnych dodatkowych zakresów/ zleceń wykraczających poza cel zapytania ofertowego.

b)              Wynagrodzenie,  płatne będzie w transzach, odpowiadającym etapom. Płatności każdej z powyższych części wynagrodzenia za wykonanie etapów nastąpi na podstawie protokoły odbioru prac za poszczególne etapy potwierdzające prawidłowość wykonania zadań.

c)              Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów odbioru usługi (odebranie ostatecznego produktu usługi).

d)              Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT wraz z załączonym protokołem odbioru prac.

Wszelkiego rodzaju przedpłaty nie są akceptowane.

5.      Warunki zamówienia: zamówienie składane pocztą elektroniczną.

6.      Obligatoryjne załączniki do oferty:

a.     Aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis z dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON.

6. Termin składania ofert oraz termin ważności oferty                                  

1.    Rozpatrywane będą jedynie oferty złożone za pośrednictwem platformy zakupowej Open Nexus do dnia 18.09.2020 do godziny 10:00

2.    Oferty dostarczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

3.    W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk w prawym dolnym rogu formularza "Wyślij wiadomość"

- pytania prosimy zgłaszać w dniach 08.09.2020 - 18.09.2020.

- pytania związane z obsługą platformy, proszę kierować do Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

·        tel. 22 101 02 02

·        e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

4. Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.

5. Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy.