Temat zapytania:   Badanie jakości produktów   GRUPY MUSZKIETERÓW - INTERMARCHE (produkty marek własnych)

WSPÓŁPRACA : Badanie jakości produktów  z dwóch magazynów w GRUPIE MUSZKIETERÓW - INTERMARCHE   (produkty marek własnych) przez laboratorium akredytowane

04.09.2019

Kupiec:Łukasz Sobolewski

I. Wstęp 

 Grupa Muszkieterów to największa sieć franczyzowa w kategorii supermarketów spożywczych i typu „dom i ogród” w Polsce, jest zrzeszeniem ponad 300 niezależnych polskich przedsiębiorców zarządzających supermarketami spożywczymi Intermarché oraz supermarketami typu „dom i ogród” Bricomarché. Sieć handlowa Grupy Muszkieterów liczy 370 supermarketów Intermarché i Bricomarché. W Centrali Grupy w pod poznańskim Swadzimiu, w dwóch magazynach logistycznych oraz supermarketach zatrudnionych jest aktualnie około 13 000 osób. Wyznaczaniem kierunków strategicznych obu sieci zajmuje się spółka ITM Polska. Muszkieterowie są obecni w 4 krajach Europy: Polsce, Francji, Belgii,Portugalii.

II. Warunki ofertowania 

 1.      Zapytanie ofertowe nie jest podstawą do żadnych roszczeń w stosunku do Spółki ITM POLSKA lub spółek jej podlegających wynikających z podjęcia decyzji lub działań w procesie ofertowania przez Oferenta, 

 2.      Wydatki poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i odpowiedzią na zapytanie ofertowe nie są zwracane przez Spółkę ITM POLSKA, 

 3.      ITM POLSKA zastrzega sobie prawo do wycofania zapytania ofertowego w dowolnym czasie, 

 4.      Akceptacja odpowiedzi Oferenta na zapytanie ofertowe nie stanowi żadnego zobowiązania ITM POLSKA w stosunku do potencjalnego Dostawcy dopóki niezostanie podpisana umowa o współpracy,

5.        ITM POLSKA  zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach Wykonawcom ubiegającym się o udzielenie zamówienia. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu.

III. Specyfikacja 

Celem zapytania jest ustalenie warunków współpracy w zakresie wykonywania badań jakości produktów marek własnych dla sieci   Intermarche przez laboratorium posiadające akredytację.

 OPIS / Specyfikacja: 

Lista produktów i badań wyszczególniona w załączniku: "Plan analiz badań laboratoryjnych 2019".

Badanie każdego produktu z listy z pliku ("Plan analiz badań laboratoryjnych 2019")  1 na 12 miesięcy wg. wskazanych badań. Pobór próbek raz w miesiącu. Terminy poboru do ustalenia. Zastrzegamy możliwość dodania do lub  usunięcia produktów  z listy lub jej edycję oraz sytuacje badań "ad hoc" - badań pilnych.

Zakres usługi  

• Pobieranie próbek,

• Analiza pobranych próbek z zastosowaniem akredytowanych metod badania, zakres badań jak poniżej i w załącznikach i wg. norm branżowych i POLSKIEGO i UE prawa,

• Interpretacja wyników, analiz zgodnie z normami branżowymi, POLSKIEGO / UE prawa i załącznikami,

• Utylizacja próbek po zakończeniu okresu przechowywania przez usługodawcę (w cenie),

Wymagania odnośnie odbioru próbek:

 - odbiór próbek przez laboratorium z bazy logistycznej w Swadzimiu i\lub Mysłowicach,

 - laboratorium zobowiązuje się do bezpłatnej usługi zakupu produktów odniesienia oraz produktów towarzyszących, potrzebnych do przeprowadzenia analizy sensorycznej, wskazanych przez SCA PR Polska Sp. z o.o., natomiast koszt tych produktów pokrywa SCA PR Polska Sp. z o.o., 

- laboratorium będzie dążyć do tego, aby różnice w terminach ważności porównywanych próbek były jak najmniejsze (różnica nie większa niż 15%),

- laboratorium zobowiązuje się do transportu próbek produktów w warunkach odpowiadających zaleceniom producenta dla danego produktu, środkiem transportu spełniającym wymagania higieniczno-sanitarne w zakresie transportu produktów spożywczych,

 - odbiór i transport próbek do laboratorium - bezpłatny.

Termin przekazania raportów z wynikami przeprowadzonych badań:

 - badania fizyko-chemiczne i mikrobiologiczne - do 8 dni roboczych od dnia pobrania próbek,

 - badania konsumenckie (analiza sensoryczna) - do 20 dni roboczych od dnia pobrania próbek,

 - badania wartości odżywczej - do 10 dni roboczych w standardzie, w razie potrzeby dla wskazanych próbek 5 dni roboczych od dnia pobrania próbek,

 - badania użytkowe dla produktów chemicznych - do 20 dni roboczych od dnia pobrania próbek.

W przypadku stwierdzenia poważnej niezgodności, a zwłaszcza takiej, która mogłaby stać się przyczyną alertu sanitarnego informacja o tym przekazywana jest do zleceniodawcy tego samego dnia drogą elektroniczną i telefoniczną. 

Raporty z wynikami: 

Raporty będą przygotowane i dostarczane do SCA PR Polska Sp. z o.o.w formie elektronicznej.Raport powinien zawierać interpretację wyników.

Badania konsumenckie (analiza sensoryczna): metodykę dostarcza SCA PR Polska Sp. z o.o. wg. załącznika "Metodyka analiza sensoryczna".

Konsultacje:

Laboratorium zobowiązuje się do pełnienia bezpłatnego serwisu konsultacyjnego w zakresie badań, interpretacji wyników i jakości badanych dla SCA PR Polska Sp. z o.o. produktów.

Faktury:

Faktury powinny być wystawiane w formie elektronicznej.

Dodatkowe warunki:

Bezpłatny udział w szkoleniach dla 5 pracowników SCA PR Polska Sp. z o.o. (bezpłatne szkolenie wybrane z listy dostępnych szkoleń oferowanych przez laboratorium , włączając koszty noclegów).

Harmonogram badań laboratoryjnych

Średnio raz w miesiącu badania laboratoryjne (fizykochemia, mikrobiologia, toksykologia) i analiza sensoryczna, wg. pliku :"Plan analiz badań laboratoryjnych 2019". UWAGA każdy wymieniony produkty badany tylko raz na rok. Dokładny miesiąc badania poszczególnych produktów określi zleceniodawca w toku współpracy.

Osobne lista badań:

-  konsumenckich (analiza sensoryczna),

-  fizyko-chemicznych i mikrobiologiczne,

szczegóły w pliku :"Plan analiz badań laboratoryjnych 2019"

Badania:

- wartości odżywczej, 

- użytkowe dla produktów chemicznych

jedynie na wyraźne wskazanie zleceniodawcy, brak listy (ad-hoc).

Zastrzegamy możliwość badania nowych produktów z poza listy, również na niewymienione badania.

Termin płatności: 30 dni od dnia wystawienia faktury,

Koszt badania :  ryczałt,

Koszt dojazdu : w  cenie badań,

Liczba osób  zaangażowanych po stronie SCA PR Polska Sp. z o.o. - 5   osób,

Osoba dedykowana po stronie SCA PR Polska Sp. z o.o.: Lider Zespołu ds. Jakości Marek Własnych,

Osoba do kontaktu po stronie laboratorium: Koordynator ds. obsługi klienta,

Miejsce poboru próbek: baza logistyczna w Swadzimiu i\lub Mysłowicach,

Okres współpracy : umowa na 12 miesięcy od dnia podpisania umowy,

Stałość ceny : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy,

Załączniki do dostarczenia przez oferenta:

1) Akredytacja laboratorium i poszczególnych badań,

2) Wzory raportów z analizy sensorycznej, badań fizykochemicznych i mikrobiologicznych oraz analizy użytkowej produktów chemicznych,

3) Wzór umowy dotyczącej współpracy,

Usługi zgodne z normą branżową, prawem POLSKIM i EU. 

Płatnik:  SCA PR Polska sp. z o.o. ul. św. Mikołaja 5 Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000044594, REGON 631030739, NIP 7821977018 Kapitał zakładowy 83 000 000,00 zł.

Umowa współpracy z : SCA PR Polska sp. z o.o. ul. św. Mikołaja 5 Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000044594, REGON 631030739, NIP 7821977018 Kapitał zakładowy 83 000 000,00 zł. 

IV. Informacje dodatkowe / kryteria

Stałość ceny 12 miesięcy od dnia podpisania umowy współpracy,

Kryteria oceny ofert: 

1. Cena, 

2. Terminy realizacji usług,

3. Termin płatności,

4. Zgodność ze specyfikacją, 

5. Zgodność z obowiązującymi w POLSCE i UE przepisami, 

V.  Wymagania formalne

1.      Załączniki mogą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy (należy wtedy dostarczyć pełnomocnictwo podpisane przez osoby wskazane w KRS) oraz musi uwzględniać wszystkie warunki wskazane w paragrafie IV, a zakres świadczonych usług musi być tożsamy z elementami zawartymi w paragrafie III.

2.    Oferta dodatkowo powinna zawierać informacje:

a.    Nazwa firmy,

b.     Adres siedziby,

c.    Telefon kontaktowy i adres mailowy do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty,

d.    Wycenę w walucie PLN,

3.    Warunki płatności: 

a.    Płatność przelewem po zrealizowaniu zamówienia i podpisaniu dokumentów dostawy lub po zakończonym okresie rozliczeniowym,

b.    Termin płatności – nie krótszy niż 30 dni od daty dostarczenia poprawnie wystawionej faktury VAT,

4.    Warunki zamówienia: zamówienie składane pocztą elektroniczną,

5.    Zalecane załączniki do oferty:

a.    Referencje od kluczowych Klientów, z którymi Oferent współpracuje w bieżącym i poprzednim roku (sugerowane 3szt.)

b.    Pisemne oświadczenie Oferenta o nie zaleganiu ZUS i US,

d.    Aktualne dokumenty rejestrowe firmy: aktualny odpis z dokumentacji KRS/CEIDG, NIP, REGON,

e.    Sprawozdanie finansowe za ostatni rok,

f.     Dokumenty potwierdzające posiadanie akredytacji na poszczególne wymienione poniżej metody badań,

g.    Ewentualnie: pełnomocnictwo, 

Wszelkie dokumenty, które winny być dołączone do Oferty w postaci skanu, mogą być podpisane przez osobę widniejącą w dokumentacji KRS lub posiadającą aktualne pełnomocnictwo do reprezentowania spółki. Wszelkie pełnomocnictwa proszę wówczas wysłać wraz z ofertą.

VI. Klauzula poufności

Wymogiem formalnym jest podpisanie umowy o zachowaniu poufności przez oferentów (dostawców) przy podpisaniu umowy współpracy.

VII.  Termin 

1.     Rozpatrywane będą jedynie oferty złożone za pośrednictwem platformy  złożone do dnia 20.09.2019 godz 08:00,

2.     Oferty dostarczone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane,

3.     W przypadku pytań do przedmiotu zapytania należy je przesyłać za pomocą platformy zakupowej,

4.     Proces przetargowy planujemy zakończyć do 13.10.2019r,

5.     Termin ważności oferty musi wynosić minimum do 31 10 2019r.

VIII. Załączniki

1) Proszę o  wypełnienie kwestionariusza w załączonym pliku: "03_Kwestionariusz badanie jakości produktów",

2) Plan analiz badań laboratoryjnych 2019,

3) Metodyka analizy sensorycznej.

Pozdrawiam 

Łukasz Sobolewski 

Kupiec

tel. +48 61 66 51 235 tel. kom. +48 519 407 625

ITM Polska sp. z o.o.Dział Administracji i Zakupów Niekomercyjnych 

ITM Polska sp. z o.o. ul. św. Mikołaja 5, Swadzim, 62-080 Tarnowo Podgórne Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000052836, REGON 632239507, NIP 7780000892 Kapitał zakładowy 103 391 500,00 zł 

 www.muszkieterowie.pl