Postępowanie ID: 1231224 : ZSS-XVI.272.5.2025 Usługa wsparcia informatycznego i zarządzania infrastrukturą sieciową w budynkach Centrum Profilaktyki Świt, położonych w Poznaniu przy ul. Świt 34/36

 Zapytanie ofertowe

    1. Opis przedmiotu zamówienia:

Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania świadczenie następujących usług związanych z opieką nad Infrastrukturą:

a)       utrzymywanie Infrastruktury w takim stanie, aby nadawała się do standardowego użytkowania i zapewniła m. in. bezproblemowy dostęp do sieci Internet za pośrednictwem operatora z którym Zleceniodawca zawarł odrębną umowę,

b)      bieżące administrowanie Infrastrukturą,

c)       wykonywanie kopii zapasowych konfiguracji urządzeń sieciowych wchodzących w skład Infrastruktury  każdorazowo przed wykonaniem aktualizacji i po niej oraz po dokonaniu zmian w konfiguracji tych urządzeń,

d)       wykonywanie aktualizacji oprogramowania urządzeń sieciowych (firmware) zgodnie z cyklem wydawania aktualizacji przez producenta danego urządzenia, przy czym za wykupienie wsparcia producenta umożliwiającego pobranie najnowszych wersji firmware odpowiada Zleceniodawca,

e)       każdorazowo informowanie o konieczności pominięcia danej aktualizacji lub konieczności cofnięcia aktualizacji, a po wyeliminowaniu przyczyny uniemożliwiającej wykonie danej aktualizacji niezwłoczne jej wykonanie i poinformowanie o tym fakcie Zleceniodawcę,

f)       zgłaszanie do supportu producenta awarii lub innych incydentów wymagających wsparcia dla urządzeń wchodzących w skład Infrastruktury,

g)       cotygodniowe przeglądanie logów firewall-a i ich analiza pod kątem zagrożeń pochodzących z sieci Internet,

h)       bieżące (poprzez e-mail) przeglądanie alarmów generowanych przez urządzenia obsługujące styk z Internetem,

i)        administrowanie urządzeniami obsługującymi styk z Internetem, mające na celu optymalizację bezpieczeństwa dostępu do infrastruktury informatycznej Zleceniodawcy i wydajności przetwarzanego ruchu sieciowego,

j)       w przypadku wystąpienia zdarzeń, które prowadzą lub mogą prowadzić do anomalii w działaniu Infrastruktury - zawiadomienie o tym Zleceniodawcę

k)       obsługa zgłoszeń, a w tym usuwanie Awarii, realizacja potrzeb administracyjnych Infrastruktury oraz współpraca ze stroną zewnętrzną tytułem napraw

l)        prowadzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej Infrastruktury w zakresie niezbędnym do sprawnego sprawowania nad nią opieki technicznej,

m)      bieżące reagowanie na wydarzenia krytyczne związane z Infrastrukturą,

n)       Informowanie Zleceniodawcy o wygasającym wsparciu technicznym dla poszczególnych elementów Infrastruktury z co najmniej 30 (trzydziesto) dniowym wyprzedzeniem przed datą wygaśnięcia kontraktu,

o)      maksymalnie dwukrotnie w ciągu roku w okresie obowiązywania niniejszej Umowy wdrażanie rekomendacji definiowanych przez Zleceniodawcę, przy czym każdorazowo jeśli wynika to z zaleceń w ramach przeprowadzonych przez Zleceniodawcę testów bezpieczeństwa Infrastruktury i/lub zaleceń, które z punktu widzenia zapewniania bezpieczeństwa należy wdrożyć.

    2. Termin wykonania zamówienia:

24 miesiące od 1 stycznia 2026 roku do 31 grudnia 2027 roku.

    3. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Cena - 75%

Doświadczenie w realizacji co najmniej 2 usług, polegających na wsparciu informatycznym i zarządzaniu infrastrukturą sieciową - 25%

    4. Opis warunków udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

2)  realizują usługi tożsame z przedmiotem zapytania ofertowego oraz posiadają niezbędne możliwości techniczne,

3) nie są podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a.   uczestniczeniu spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b.  posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c.   pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d.  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

4) posiadają doświadczenie w realizacji co najmniej 2 usług, polegających na wsparciu informatycznym i zarządzaniu infrastrukturą sieciową, poparte dokumentem potwierdzającym należyte ich wykonanie (np. referencje).

    5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23 %.

    6. Zasady płatności:

Zgodnie z § 6 Wzoru umowy.

Zamawiający zwraca uwagę, że wynagrodzenie, o który mowa w § 6 ust. 1 lit. b) wzoru umowy, wypłacane będzie wyłącznie za godziny faktycznie przepracowane i wynikające z zatwierdzonego protokołu.

    7. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 3 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

    5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

    8. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informuję, iż:

    1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań.

    2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

    3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę.

    5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

    6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

    a) dostępu do swoich danych osobowych;

    b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe;

    c) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane;

    d) żądania usunięcia danych, gdy:

    • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

    • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem,

    • po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania;

    e) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

    • osoby te kwestionują prawidłowość danych,

    • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych,

    • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

    • osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

    7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

    8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniu

o udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

    9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

    10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych z administratorem umów, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

    9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

    10. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zw. z agresją na Ukrainę

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 9 w zw. z ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

    11. Zapoznanie się z treścią wzoru umowy

Wykonawca poprzez złożenie oferty oświadcza, że zapoznał się z treścią Wzoru umowy wraz z załącznikami, których postanowienia w pełni akceptuje.

W przypadku pytań:

    • merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego" lub pod nr tel. 61 878 5791 lub 61 878 4098.

    • związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl