Postępowanie ID: 1219354 : Kompleksowa dostawa gazu ziemnego do oddziałów PHH i spółek Grupy Kapitałowej PHH na rok 2026

Zapytanie ofertowe

Kompleksowa dostawa gazu ziemnego do oddziałów PHH
i spółek Grupy Kapitałowej PHH na rok 2026

1. Zamawiający

Polski Holding Hotelowy sp. z o.o. ul. Komitetu Obrony Robotników 39G, 02-148 Warszawa zarejestrowany w rejestrze przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774,
NIP: 522 24 82 605, REGON: 016046030, kapitał zakładowy 1 911 499 700,00 PLN

1. Opis Przedmiotu zapytania

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa dostawa gazu ziemnego (sprzedaż wraz z usługą dystrybucji) do Oddziałów Polskiego Holdingu Hotelowego sp. z o.o. oraz spółek z Grupy Kapitałowej PHH.

2. W przypadku gdyby PHH HOTELE sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, ul. Żwirki i Wigury 1J, 00-906 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000219989, NIP: 6762278406, kapitał zakładowy 132.76.200,00 PLN, wyraziła wolę jej zawarcia, Umowy/Umów na warunkach ustalonych w postępowaniu dopuszcza się zawarcie Umowy/Umów w późniejszym terminie, zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

3. W przypadku gdyby Elbest sp. z o.o. z siedzibą w Bełchatowie, ul. 1 Maja 63, 97-400 Bełchatów, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi -Śródmieścia, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000022197, kapitał zakładowy 116 812 000,00 PLN, wyraziła wolę jej zawarcia, Umowy/Umów na warunkach ustalonych w postępowaniu dopuszcza się zawarcie Umowy/Umów w późniejszym terminie, zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

4. W przypadku Wojewódzkie Przedsiębiorstwo Usług Turystycznych sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, Al. Korfantego 9, 40-951 Katowice, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice- Wschód, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000272147, kapitał zakładowy 3 500 000,00 PLN, wyraziła wolę jej zawarcia, Umowy/Umów na warunkach ustalonych w postępowaniu dopuszcza się zawarcie Umowy/Umów w późniejszym terminie, zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

5. W przypadku Interferie S.A. z siedzibą w Legnicy, ul. Chojnowska 41, 59-220 Legnica, Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225570; o kapitale zakładowym i 72 821 000,00 zł; NIP: 6920000869; REGON: 390037417, wyraziła wolę jej zawarcia, Umowy/Umów na warunkach ustalonych w postępowaniu dopuszcza się zawarcie Umowy/Umów w późniejszym terminie, zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

6. W przypadku Interferie Medical SPA sp. z o.o. z siedzibą w Legnicy, ul. Chojnowska 41, 59-220 Legnica, Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000349305, o kapitale zakładowym i 61 317 000,00 zł; NIP:  6922477280, REGON: 021188846, wyraziła wolę jej zawarcia, Umowy/Umów na warunkach ustalonych w postępowaniu dopuszcza się zawarcie Umowy/Umów w późniejszym terminie, zgodnie z opisanymi poniżej warunkami.

7. Wykaz komórek organizacyjnych (punktów poboru gazu) oraz istotne warunki zamówienia zostały zamieszczone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - Załącznik 1. Zamawiający zastrzega, że podane powyżej wielkości są wielkościami szacunkowymi, które mogą ulec zmianie w toku realizacji zamówienia.

8. Zamawiający dopuszcza złożenie ofert częściowych ze względu na:

1)      Część A - taryfa typ W Operator Systemu Dystrybucyjnego - Polska Spółka Gazownictwa sp. z o.o.

2)      Część B - taryfa typ Z Operator Systemu Dystrybucyjnego - Polska Spółka Gazownictwa sp. z o.o.

3)      Część C - taryfa typ W Operator Systemu Dystrybucyjnego - G.EN. Operator sp. z o.o.

Każdy z oferentów może złożyć ofertę na każdą z części i na wszystkie części.

1. Zamawiający informuje, iż w przypadku wyboru oferty , Umowy będą podpisywane oddzielnie dla każdej ze Spółek przez Grupy Kapitałowej PHH.

2. Zamawiający informuje, że obecni Dystrybutorzy i Sprzedawcy gazu zostali wskazani w Załączniku nr 1.

3. Prognozowane zużycie gazu służy wyłącznie do porównania ofert i w żadnym przypadku nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do zakupu gazu w podanej ilości. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu niepobrania przez Zamawiającego przewidywanej ilości paliwa gazowego w czasie trwania umowy.

4. Wymagania dotyczące realizacji zamówienia:

1)    dostawa paliwa gazowego odbywać się będzie na warunkach określonych w ustawie Prawo energetyczne i Kodeks cywilny oraz przepisach wykonawczych wydanych na ich podstawie.

2)    Oferta winna być całkowita obejmującą wszystkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia.

3)    dostarczane paliwo gazowe musi spełniać standardy techniczne zgodnie z zapisami ustawy Prawo energetyczne, aktami wykonawczymi oraz Polskimi Normami.

4)    w przypadku, zmiany taryfy OSD zatwierdzonej przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki. Wykonawca niezwłocznie powiadomi o tym Zamawiającego.

5)      rozliczenia za dostarczone paliwo gazowe i dystrybucję odbywać się będą na podstawie odczytów wskazań układu pomiarowo-rozliczeniowego. Podstawą zapłaty będzie faktura wystawiona przez Wykonawcę. Zapłata należności nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania (daty wpływu) przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przy czym za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

1. Zamawiający udostępni Wykonawcy, któremu zostanie udzielone zamówienie wszelkie niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy gazu oraz upoważni go do wypowiedzenia dotychczasowej umowy kompleksowej sprzedaży gazu. Dane do przeprowadzenia procedury zmiany Sprzedawcy zostaną przekazane Wykonawcy po wybraniu najkorzystniejszej oferty.

III. Termin składania ofert: 

1.              Składanie ofert nastąpi do dnia – 27 listopada 2025 r. do godz. 09:00:00 za pośrednictwem Platformy zakupowej PHH -  Open Nexus

2.              Ważność oferty – 24 h od wyznaczonego terminu składania ofer :

27 listopada 2025 r. godzina 09:15:00

3.          Otwarcie ofert nie jest jawne.

IV. Termin realizacji zamówienia:

Dostawa gazu do obiektów Zamawiającego zgodnie z zapytaniem będzie odbywać się od 01 stycznia 2026 r. do dnia 31.12.2026 r. dla wszystkich obiektów z wyjątkiem:

- Hotel CSiR Krasnobród i Hotel Sport, Spółka Elbest sp. z o.o. dostawa od 1 lutego 2026 r.

- Hotel Wolin, Spółka Elbest sp. z o.o. dostawa od 1 kwietnia 2026 r.

V. Termin związania ofertą:

Oferta musi być ważna do 27 listopada  2025 r. do godz. 09:15:00.

VI. Zasady składania oferty

1.          Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych – zgodnie z podziałem zawartym w Rozdziale II ust. 8 niniejszego zapytania ofertowego- można złożyć ofertę na wszystkie lub wybrane części.

2.          Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych - ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym plikiem: Załącznik nr 2 - Formularz oferty i Załącznik nr 3 Załącznikiem do formularza Ofertowego – Arkusz cenowy oraz wypełniając rubryki i załączając załączniki według instrukcji na platformie zakupowej PHH- Open Nexus przy konkretnych rubrykach według instrukcji wskazanych w opisie.

4.          Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym.

5.          Ofertę składa się pod rygorem nieważności na platformie zakupowej PHH- Open NEXUS w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

6.          Oferta musi zostać sporządzona w języku polskim.

7.          Oferta oraz oświadczenia złożone w postępowaniu winny być podpisane przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i wykonawcy, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. Pełnomocnictwo – w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie – lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę powinno być dołączone do składanych dokumentów lub niezwłocznie przekazane Zamawiającemu, jeżeli umocowanie nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Złożone dokumenty należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

8.          Pozostałe wymagane dokumenty należy dołączyć jako załączniki do oferty w formie pliku w oryginale/kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez podpisanie przez Wykonawcę podpisem elektronicznym kwalifikowanym.

9.          Zamawiający będzie miał obowiązek udzielenia wyjaśnień do treści Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynie do 3 dni roboczych przed terminem składnia ofert.

10.       Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje na platformie zakupowej PHH na stronie przedmiotowego postępowania do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazania autora pytania.

11.       Wszelkie zapytania do Zamawiającego należy kierować przez platformę zakupową PHH poprzez kliknięcie: „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do udzielenia odpowiedzi tylko na zapytania, które wpłynęły do niego przez wiadomość na platformie zakupowej PHH.

VII. Wykaz dokumentów i oświadczeń jakie muszą spełnić oraz złożyć Wykonawcy.

1. W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie Oferenci posiadający:

1)      aktualną koncesję wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami gazowymi,

2)      podpisaną umowę z Operatorem Systemu Dystrybucyjnego na świadczenie usługi dystrybucji gazu ziemnego lub promesę takiej umowy na obszarze, na którym znajduje się punkt poboru Zamawiającego.

1. Kompletna oferta musi zawierać następujące dokumenty:

1)                  Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę Formularz oferty Załącznik nr 2,

2)                  Wypełniony i podpisany przez Wykonawcę Załącznik nr 3 - Załącznik do Formularza ofertowego -Arkusz cenowy

3)                  Wzór umowy Wykonawcy, w którym określone będą wszystkie warunki realizacji umowy, a w szczególności: przedmiot i wielkość zamówienia, punkty poboru gazu, termin realizacji, koszt jednostkowy oraz zasady rozliczeń, kary umowne, zmiany wartości opłat regulowanych urzędowo, osoba do kontaktu w sprawach przedmiotowej umowy, tzw. ,,opiekun umowy”, a także warunki ewentualnego rozwiązania umowy przed upływem terminu jej obowiązywania.

VII. Kryterium wyboru ofert oraz sposób oceniania:

1.                   Kryterium ceny zostało zastosowane jako jedyne w ocenie ofert, gdyż przedmiot zamówienia ma ustalone standardy jakościowe.

2.                   Wszystkie oferty niepodlegające odrzuceniu oceniane będą punktowo wg następujących zasad:

Cena oferty – 100%

VIII. Inne istotne warunki zamówienia:

1.                   Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.

2.                   Zaoferowana treść umowy powinna zawierać w szczególności:

1)         termin płatności 30 dni od otrzymania faktury (Zamawiający preferuje otrzymywanie e-faktur), za dzień zapłaty uznaje się dzień złożenia zlecenia przelewu w banku Zamawiającego,

2)         zagwarantowanie stałej wysokości opłaty handlowej (jeśli taka występuje),

3)         zagwarantowanie stałej ceny netto sprzedaży za 1 MWh w roku trwania umowy

4)         bez kosztowa możliwość: przeniesienia punktu dostawy gazu ziemnego, rezygnacja bądź dodanie kolejnego punktu poboru gazu ziemnego ze względu na zmiany organizacyjne Zamawiającego,

5)         Załącznik 1 (adresy poszczególnych lokalizacji jednostek, numery punktów poboru, kody identyfikacyjne, moc umowna, dotychczasowe taryfy oraz miesięczne i roczne zużycie przedstawiono w ujęciu tabelarycznym) oraz Załącznik 2 (Formularz oferty) stanowić będą integralną część zawartej umowy,

6)         Możliwość rozszerzenia umowy na inne Spółki Grupy Kapitałowej

7)         okres rozliczeniowy powinien wynosić 1 miesiąc,

8)         Wykonawca własnym staraniem i kosztem przeprowadzi proces zgłoszenia do OSD  przedstawionych w Załączniku nr 1 PPG.

3.                   Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia dodatkowych negocjacji cenowych (e-mail/telefon/spotkania online) po otrzymaniu ofert;

4.                   Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert;

5.                   Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

6.                   Wykonawca może złożyć oferty cenowe częściowe w podziale na poszczególne Spółki.

7.                   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może prosić Oferentów o dalsze informacje odnośnie treści złożonych ofert.

8.                   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków postępowania, oraz do odwołania postępowania w każdej chwili, bez podania przyczyny, a także do prowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami.

9.                   Pytania i odpowiedzi dot. Zapytania przekazane telefonicznie lub ustnie będą nieskuteczne, tj. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi, a udzielone odpowiedzi nie są wiążące.

10.               Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniu.

11.               Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są poufnymi danymi Zamawiającego i zostały podane wyłącznie w celu uzyskania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

12.               Wszelkie koszty przygotowania i dostarczenia oferty ponosi Oferent.

13.               Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie umowy w formie korespondencyjnej.

14.               Zamawiający wyraża zgodę na zawarcie umowy w formie elektronicznej z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

XI. Załączniki

Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Załącznik nr 2 – Formularz oferty.

Załącznik nr 3 - Załącznik do Formularza ofertowego -  Arkusz cenowy

Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna

Załącznik nr 5 – Kodeks Postępowania Dostawców

W przypadku pytań: 

- merytorycznych, proszę o kontakt poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego"

- związanych z obsługą platformy, proszę o kontakt z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od  8:00 do 17:00.

• tel. 22 101 02 02

• e-mail: cwk@platformazakupowa.pl

Zaznaczamy, że oficjalnym potwierdzeniem chęci realizacji zamówienia jest wysłanie zamówienia lub podpisanie umowy. 

Wiadomości z platformy zakupowej mają charakter informacyjny.