Postępowanie ID: 1115596 : DZP.271.53.2025.KŁ Ochrona imprezy masowej i złożenie wymaganych dokumentów w związku z organizacją imprezy masowej pn. Dni Elbląga 2025 w dniach 27-29 czerwca 2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie prowadzone na podstawie Zarządzenia Nr 498/2020 PREZYDENTA MIASTA ELBLĄG z dnia 15 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 złotych w Urzędzie Miejskim w Elblągu (z późn. zm.).

DZP.271.53.2025.KŁ

Ochrona imprezy masowej i złożenie wymaganych dokumentów w związku z organizacją imprezy masowej pn. Dni Elbląga 2025 w dniach 27-29 czerwca 2025 r.

I.   ZAMAWIAJĄCY:

GMINA – MIASTO ELBLĄG

82-300 Elbląg, ul. Łączności 1                                                    

II.    Opis przedmiotu zamówienia

1.   Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na rzecz Zamawiającego określonych usług polegających na przygotowaniu pełnej dokumentacji imprezy masowej oraz zapewnienie usługi kompleksowego zabezpieczenia ochrony podczas wydarzenia pn. „Dni Elbląga 2025”, w terminie
27 - 29 czerwca 2025 r., na placu przy Katedrze p.w. św. Mikołaja w Elblągu.

2.   Zakres zamówienia obejmuje:

1)    Opracowanie pełnej dokumentacji Imprezy masowej zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tj. Dz.U. z 2023.616 t.j.) z przeznaczeniem na:

a)    5000 uczestników w dniu 27 czerwca 2025 r. w godzinach 19:00 - 24:00;

b)    2500 uczestników w dniu 28 czerwca 2025 r. w godzinach 20:00 – 00.30;

c)    2500 uczestników w dniu 29 czerwca 2005 r. w godzinach 20:00 - 23:30,

wraz z opracowaniem regulaminu Imprezy masowej i zamieszczeniem go na terenie jej przeprowadzenia.

2)    Realizację Imprezy masowej zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (tj. Dz.U. z 2023.616 t.j.), z przeznaczeniem na:

a)    5000 uczestników w dniu 27 czerwca 2025 r. w godzinach 19:00 - 24:00;

b)    2500 uczestników w dniu 28 czerwca 2025 r. w godzinach 20:00 – 00.30;

c)    2500 uczestników w dniu 29 czerwca 2005 r. w godzinach 20:00 - 23:30,

d)    usługę zabezpieczenia na zaporach zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w  załączniku nr 1 do projektu umowy;

e)    usługę ochrony mienia tj. scena oraz FOH zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w załączniku nr 1 projektu umowy;

f)     usługę ochrony na backstage zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w załączniku nr 1 projektu umowy;

g)    usługę zabezpieczenia kierownika ds. bezpieczeństwa z odpowiednimi kwalifikacjami, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w załączniku nr 1 do projektu umowy.

3.   Wymagania Zamawiającego:

Zamawiający wymaga aby wykonawca dysponował i zapewnił podczas zabezpieczenia imprezy masowej kierownika ds. bezpieczeństwa oraz odpowiednią ilość pracowników ochrony, które mogą być członkami służb informacyjnych i służb porządkowych zgodnie z przepisami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.

4.   Szczegółowe wymagania Zamawiającego określone są w projekcie umowy stanowiącym ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

III.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Data rozpoczęcia - data podpisania umowy

Data zakończenia – 30 czerwca 2025 r.

IV.   WARUNEK UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

1. Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia w zakresie, o którym mowa w art. 3 pkt 1 wyżej wymienionej ustawy.

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia dokumentów potwierdzających posiadanie kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia, zgodnie z ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia w tym do świadczenia usług ochrony osób i mienia w zakresie o którym mowa w art. 3 pkt 1 wyżej wymienionej ustawy.

Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

2. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wykonanie w sposób należyty w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 3 usług ochrony imprez masowych na nie mniej niż 5000 osób

Na potwierdzenie spełnienia tego warunku Zamawiający wymaga złożenia WYKAZU USŁUG, którego wzór stanowi ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO oraz dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie.

Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty Wykonawców, którzy spełniają przedmiotowy warunek udziału w postępowaniu.

V.     Opis sposobu obliczenia ceny

1.   Cena oferty musi uwzględniać wszystkie wymagania wykonania zamówienia oraz obejmować wszelkie koszty, jakie ponosi Wykonawca z tytułu realizacji zamówienia.

2.   W ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY należy podać cenę (brutto) wykonania zamówienia, cenę bez VAT wykonania zamówienia oraz stawkę i kwotę VAT.

3.   Cena netto oferty musi odpowiadać wartości podanej w wierszu „cena bez VAT” w ZAŁĄCZNIKU NR 1 FORMULARZ OFERTY.

4.   Cena oferty musi uwzględniać podatek od towarów i usług – wg obowiązujących przepisów.

5.   Cena nie podlega waloryzacji.

VI.   Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.   Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w ZAPYTANIU OFERTOWYM.

2.   Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował poniższym kryterium o następującym znaczeniu:

(1) cena (brutto) - 100 %

3.   Sposób oceny ofert:

Liczba punktów przyznawana w przyjętym kryterium oceny ofert:

X_C x 100%

gdzie:

X_C - liczba punktów przyznana w kryterium cena (brutto)

Sposób obliczenia X_C:

Wykonawca zamówienia, który zaproponuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt, natomiast pozostali Wykonawcy odpowiednio mniej punktów wg wzoru:

X_{C =} cena (brutto) najniższa x 100 pkt / cena (brutto) badanej oferty

VII. termin składania ofert

1.   Oferty należy składać do dnia 29 maja 2025 r. do godziny 09:30.

2.   Zamawiający informuje, że składanie ofert odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

3.   Składana oferta musi zawierać:

a)   Wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO - FORMULARZ OFERTY.

b)  Dokumenty lub koncesje na potwierdzenie spełniania warunku udziału określonego w pkt IV. ppkt 1 ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

c)   Wypełniony ZAŁĄCZNIK NR 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO – WYKAZ USŁUG.

VIII.     Osoby upoważnione do kontaktu z Wykonawcami

Krzysztof Łubniewski – Departament Zamówień Publicznych, Urząd Miejski w Elblągu, pok. 405, telefon 55 239-31-27, e-mail: dzp@umelblag.pl

Zamawiający informuje, że korespondencja z Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej.

IX.      PROJEKT umowy lub istotne postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy albo ogólne warunki umowy określające warunki realizacji zamówienia, które po dokonaniu wyboru Wykonawcy nie podlegają zmianom

Zamawiający przekazuje projekt Umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO.

X.     Informacje dodatkowe

1.   Zamawiający wymaga, aby złożona przez Wykonawcę oferta stanowiła ofertę handlową, na podstawie której Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej.

2.   Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany w treści niniejszego zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, a także prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn oraz prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty.

3.   Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.   W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert.

5.   Ofertę należy sporządzić w języku polskim.

6.   Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

7.   Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XI.   Załączniki  

1.   ZAŁĄCZNIK NR 1 – FORMULARZ OFERTY,

2.   ZAŁĄCZNIK NR 2 – PROJEKT UMOWY

3.   ZAŁĄCZNIK NR 3 – WYKAZ USŁUG